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Checkliste Vorstandswechsel

Neun Phasen von der Vorbereitung der Wahl bis zum Übergabegespräch. Je Punkt tragen Sie ein, wer bisher zuständig war und wer es künftig ist, und haken ab, was erledigt ist.

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Was hinter den einzelnen Punkten steckt, erklärt der Beitrag Vorstandswechsel im Verein.

1. Vor der Wahl

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt
Satzung geprüft: Zusammensetzung des Vorstands nach § 26 BGB, Amtszeit, Wahlverfahren
Einladung form- und fristgerecht nach Satzung, Wahl als eigener Tagesordnungspunkt
Kandidatinnen und Kandidaten vorab angesprochen
Übergabeliste des bisherigen Vorstands angelegt: Konten, Zugänge, Verträge, Schlüssel, laufende Vorgänge
Kassenprüfung vor der Versammlung terminiert

2. Wahl und Protokoll

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt
Versammlungsleitung und Protokollführung festgehalten
Ordnungsgemäße Einladung und Beschlussfähigkeit protokolliert
Wahlergebnis je Amt mit Ja, Nein und Enthaltungen
Annahme der Wahl protokolliert (bei Abwesenden: schriftliche Erklärung)
Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Wohnort der Gewählten erfasst
Protokoll so unterschrieben, wie die Satzung es vorschreibt

3. Anmeldung zum Vereinsregister

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt
Notartermin mit Vorstandsmitgliedern in vertretungsberechtigter Zahl (§ 77 BGB)
Vorstandsänderung angemeldet (§ 67 Abs. 1 BGB), Abschrift des Wahlprotokolls beigefügt
Eintragung bestätigt, aktueller Registerauszug liegt vor
Impressum und Vereinsseite: Vertretungsberechtigte aktualisiert
Transparenzregister geprüft (§ 20a GwG)

4. Bank und Vollmachten

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt
Bank: Verfügungsberechtigte geändert, Ausgeschiedene entfernt
Eigene Online-Banking-Zugänge für die neuen Berechtigten (keine geteilte PIN)
Karten und Zugänge Ausgeschiedener gesperrt oder zurückgegeben
Lastschriften und Daueraufträge geprüft
SEPA: Kontaktdaten und Ansprechpartner aktualisiert (Gläubiger-ID bleibt beim Verein)
Weitere Konten: Barkasse, PayPal, Kartenterminal, Spendenplattform

5. Zugänge und Passwörter

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt
Website und Domain: Inhaber beim Registrar ist der Verein, Zahlung läuft nicht privat
E-Mail-Postfächer und Verteiler
Social-Media-Konten
Cloud-Ablage und Dateiablage
Vereinsverwaltung: Rechte angepasst, Ausgeschiedene entfernt
ELSTER und Verbandsportale
Wiederherstellungsadressen und Zwei-Faktor-Anmeldung umgestellt
Schlüssel: Halle, Geschäftsstelle, Briefkasten, Tresor

6. Verträge, Versicherungen, Fristen

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt
Vertragsübersicht mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner
Versicherer informiert, Umfang geprüft (auch D&O)
Dachverband und Landessportbund: Ansprechpartner gemeldet
Finanzamt: neue Vertretung und Anschrift mitgeteilt
Fristen (Steuererklärung, Freistellungsbescheid, Zuschussanträge) im gemeinsamen Kalender

7. Finanzen und Kassenprüfung

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt
Kassenbericht und Prüfbericht zum Stichtag der Übergabe
Barkasse gezählt, Bestand von beiden Seiten unterschrieben
Offene Posten: unbezahlte Rechnungen, ausstehende Beiträge, laufende Mahnungen
Bücher und Belege übergeben (Aufbewahrung nach § 147 AO)
Zuwendungsbestätigungen: Zuständigkeit geklärt, Kopien übergeben
Entlastung durch die Mitgliederversammlung beschlossen

8. Datenschutz

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt
Zugriff Ausgeschiedener auf Mitgliederdaten entzogen
Private Kopien (Laptop, Mailpostfach, Messenger) zurückgegeben oder gelöscht, festgehalten
Neue Vorstandsmitglieder auf Vertraulichkeit verpflichtet
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten übergeben (Art. 30 DSGVO)
Verträge zur Auftragsverarbeitung übergeben (Art. 28 DSGVO)
Offene Auskunfts- und Löschanfragen übergeben
Datenschutzbeauftragter: Pflicht (§ 38 BDSG) und Benennung geprüft

9. Einarbeitung und Übergabegespräch

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt
Übergabegespräch je Amt geführt
Laufende Vorgänge und Zusagen besprochen
Offene Beschlüsse, Wiedervorlagen und Aufgaben übergeben
Kontakte übergeben: Gemeinde, Verband, Sponsoren, Presse
Übergabeprotokoll unterschrieben, Kopie in der Vereinsablage
Nachgespräch nach etwa drei Monaten vereinbart

10. Eigene Punkte

Aufgabe Bisher zuständig Neu zuständig Erledigt

Ort, Datum, Unterschrift – übergeben (bisheriger Vorstand)

Ort, Datum, Unterschrift – übernommen (neuer Vorstand)

Diese Checkliste ist eine Arbeitshilfe aus der Vereinspraxis und keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihre Satzung und die Auskunft von Notar, Registergericht oder Dachverband. Vorlage von Methacore – Vereinsverwaltung, die den Vorstandswechsel überlebt.