Vereinspraxis

Vorstandswechsel: die Checkliste für eine Übergabe, die hält

Die Wahl dauert zehn Minuten. Die Übergabe dauert Monate, und meistens merkt man erst im Frühjahr, was gefehlt hat: Die Bank kennt noch den alten Kassenwart, das Passwort der Website hat niemand, und die Kündigungsfrist der Hallenversicherung ist im November abgelaufen.

Ein Vorstandswechsel scheitert selten an der Wahl, sondern an dem, was niemand aufgeschrieben hat. Diese Checkliste geht die Übergabe in der Reihenfolge durch, in der sie anfällt — von der Vorbereitung der Versammlung bis zum Gespräch zwischen alter und neuer Besetzung.

Die Liste gibt es auch als Druckversion zum Abhaken, mit Spalten für „bisher zuständig“, „neu zuständig“ und „erledigt“ — im Browser als PDF speicherbar.

Vor der Wahl

Die meisten Probleme nach einer Wahl entstehen vorher. Wer die Versammlung sauber vorbereitet, hat beim Registergericht keine Rückfragen.

• Satzung lesen. Wer gehört zum Vorstand nach § 26 BGB, wie lange dauert die Amtszeit, bleibt der alte Vorstand bis zur Neuwahl im Amt, wie wird gewählt? Die Antworten stehen in der Satzung, nicht im Gesetz.
• Einladung nach Satzung. Frist, Form und Tagesordnung prüfen. Die Wahl muss als eigener Punkt auf der Tagesordnung stehen.
• Kandidaten früh ansprechen. Wer erst in der Versammlung gefragt wird, sagt ab oder sagt zu, ohne zu wissen, worauf er sich einlässt.
• Übergabeliste anlegen. Der amtierende Vorstand schreibt auf, was er verwaltet: Konten, Zugänge, Verträge, Schlüssel, laufende Vorgänge. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
• Kassenprüfung terminieren. Der Kassenbericht und der Prüfbericht gehören vor die Entlastung, nicht danach.

Wahl und Protokoll

Das Protokoll ist das Dokument, das der Notar und das Registergericht später sehen wollen. Was dort fehlt, lässt sich nur mühsam nachholen.

• Versammlungsleitung und Protokollführung zu Beginn festhalten.
• Ordnungsgemäße Einladung und Beschlussfähigkeit feststellen und protokollieren, soweit die Satzung eine Mindestzahl verlangt.
• Wahlergebnis mit Stimmen je Amt: Ja, Nein, Enthaltungen.
• Annahme der Wahl. Die gewählte Person muss das Amt annehmen. Ins Protokoll gehört der Satz, dass sie es getan hat — bei Abwesenden eine schriftliche Erklärung.
• Vollständige Angaben der neuen Vorstandsmitglieder: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort. Die braucht die Anmeldung.
• Unterschriften so, wie die Satzung es vorschreibt — meist Versammlungsleitung und Protokollführung.

Ein Protokoll, das nach der Versammlung noch einmal überarbeitet wird, verliert an Beweiswert. Korrekturen gehören als datierter Nachtrag dazu, nicht als stille neue Fassung.

Anmeldung zum Vereinsregister

Jede Änderung des Vorstands ist zur Eintragung anzumelden (§ 67 Abs. 1 BGB). Der Anmeldung liegt eine Abschrift der Urkunde über die Änderung bei, in der Praxis das Wahlprotokoll.

• Wer unterschreibt: Mitglieder des Vorstands in vertretungsberechtigter Zahl (§ 77 BGB). Wie viele das sind, ergibt sich aus der Satzung.
• Form: Die Anmeldung braucht eine öffentliche Beglaubigung. Dafür geht man zum Notar. Er prüft die Anmeldung vor der Einreichung auf ihre Eintragungsfähigkeit (§ 378 Abs. 3 FamFG) und reicht sie beim Registergericht ein. Ob die Beglaubigung auch per Video möglich ist, klärt man am besten vorher mit dem Notar.
• Nur der Vorstand nach § 26 BGB wird eingetragen. Beisitzer oder ein erweiterter Vorstand stehen nicht im Register.
• Zügig anmelden. Die Eintragung macht die Wahl nicht erst wirksam. Aber solange der alte Vorstand im Register steht, kann der Verein sich gegenüber Dritten, die vom Wechsel nichts wissen, nicht auf die Änderung berufen (§ 68 BGB).
• Registerauszug nach der Eintragung anfordern. Bank, Versicherer und manche Behörden wollen ihn sehen.

Wer die Vertretung im Impressum der Vereinsseite nennt, ändert sie dort am selben Tag. Zu den Pflichtangaben im Impressum nach § 5 DDG gehören bei einem eingetragenen Verein die Vertretungsberechtigten.

Das ist eine Einordnung aus der Vereinspraxis und keine Rechtsberatung. Bei Fragen zur Anmeldung helfen Notar, Registergericht oder der Dachverband weiter.

Bank und Vollmachten

Die Bank ist meist der langsamste Teil der Übergabe, weil sie den Registerauszug abwartet und die neuen Verfügungsberechtigten selbst identifizieren muss.

• Verfügungsberechtigte ändern: neue Personen eintragen, ausgeschiedene entfernen. Termin mit der Bank früh vereinbaren.
• Online-Banking: Jede Person bekommt eigene Zugangsdaten. PIN und TAN-Verfahren werden nicht weitergegeben — auch nicht „nur für die Übergangszeit“.
• Karten des alten Vorstands sperren oder zurückgeben lassen.
• Lastschriften und Daueraufträge prüfen: Läuft alles weiter, was weiterlaufen soll?
• SEPA-Einstellungen: Die Gläubiger-ID bleibt beim Verein. Kontaktdaten und Ansprechpartner in den SEPA-Einstellungen aktualisieren.
• Weitere Konten: Kasse, PayPal, Kartenterminal, Spendenplattform. Die werden am häufigsten vergessen.

Zugänge und Passwörter

Hier entscheidet sich, ob der Verein nach der Übergabe an seine eigenen Daten kommt.

• Inventur der Zugänge: Website, Domain, E-Mail, Social-Media-Konten, Cloud-Ablage, Vereinsverwaltung, ELSTER, Verbandsportale.
• Eigene Konten statt geteilter Passwörter. Wo ein System persönliche Zugänge kennt, bekommt jede Person einen eigenen. Ausgeschiedene werden entfernt, nicht nur umbenannt.
• Wiederherstellung umstellen: Recovery-Adresse und Telefonnummer der Zwei-Faktor-Anmeldung zeigen oft auf das private Handy der Vorgängerin.
• Domain: Wer ist beim Registrar als Inhaber eingetragen — der Verein oder eine Privatperson? Läuft die Zahlung über eine private Kreditkarte?
• Schlüssel und Gegenstände: Halle, Geschäftsstelle, Briefkasten, Tresor. Was im Inventar steht, lässt sich abgleichen.

Verträge, Versicherungen, Fristen

• Vertragsübersicht: Hallenmiete, Versicherungen, Telefon, Software, Wartung, Sponsoring. Je Vertrag Laufzeit, Kündigungsfrist und Ansprechpartner.
• Versicherer informieren: neuer Ansprechpartner, neue Anschrift. Bei der Gelegenheit den Versicherungsumfang prüfen, auch eine D&O-Versicherung für den Vorstand.
• Dachverband und Landessportbund: Ansprechpartner melden, Zugänge zu deren Portalen übertragen.
• Finanzamt: neue Vertretung und Anschrift mitteilen. Fristen für Steuererklärung und den nächsten Freistellungsbescheid notieren.
• Transparenzregister: Für eingetragene Vereine übernimmt die registerführende Stelle die Vorstandsdaten in der Regel aus dem Vereinsregister (§ 20a GwG). Eigener Handlungsbedarf entsteht vor allem, wenn es wirtschaftlich Berechtigte außerhalb des Vorstands gibt.
• Fristenkalender: Alles mit Datum in einen gemeinsamen Kalender, nicht in den Kopf einer einzelnen Person.

Finanzen und Kassenprüfung

• Kassenbericht und Prüfbericht zum Stichtag der Übergabe.
• Barkasse zählen und den Bestand von beiden Seiten unterschreiben lassen.
• Offene Posten: unbezahlte Rechnungen, ausstehende Beiträge, laufende Mahnungen.
• Belege und Bücher übergeben. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach § 147 AO und betragen je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre. Wie der Verein sie einhält, steht in der Aufbewahrung.
• Spendenquittungen: Wer stellt die Zuwendungsbestätigung künftig aus, wo liegen die Kopien? Mehr dazu unter Zuwendungen.
• Entlastung. Sie ist ein Beschluss der Mitgliederversammlung und bezieht sich auf das, was ihr bei der Prüfung bekannt war. Sie ersetzt keine vollständige Übergabe.

Datenschutz

Mit dem Amt wechselt der Zugriff auf Mitgliederdaten. Für den Datenschutz ist das der heikelste Moment im Vereinsjahr.

• Zugriff entziehen: Ausgeschiedene verlieren am Tag der Übergabe den Zugang zu Mitgliederdaten. Siehe Adminzugriff.
• Private Kopien: Mitgliederlisten auf privaten Laptops, in privaten Mailpostfächern oder Messengern zurückgeben oder löschen lassen und das festhalten.
• Vertraulichkeit: Neue Vorstandsmitglieder schriftlich auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichten.
• Unterlagen übergeben: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), offene Datenanfragen.
• Datenschutzbeauftragter: Prüfen, ob der Verein einen benennen muss (§ 38 BDSG) und ob die Benennung noch aktuell ist.

Einarbeitung und Übergabegespräch

Die Liste ersetzt das Gespräch nicht. Sie macht es kürzer.

• Übergabegespräch je Amt mit Vorgänger und Nachfolgerin, anhand der Übergabeliste.
• Laufende Vorgänge: Was ist zugesagt, was ist strittig, wer wartet auf eine Antwort?
• Offene Beschlüsse und Aufgaben aus den letzten Sitzungen durchgehen.
• Kontakte: Ansprechpartner bei Gemeinde, Verband, Sponsoren, Presse.
• Übergabeprotokoll mit Datum, beide unterschreiben, Kopie in die Vereinsablage.
• Nachfrage vereinbaren: Ein Termin nach drei Monaten, an dem die Vorgängerin noch einmal Fragen beantwortet.

Wie Methacore die Übergabe abdeckt

Die meisten Punkte oben sind Arbeit, die keine Software abnimmt: der Notartermin, das Gespräch mit der Bank, der Schlüssel. Was Software tun kann, ist dafür zu sorgen, dass das Wissen des Vereins nicht an einzelnen Personen hängt. Darauf ist Methacore gebaut.

Ämter mit Amtszeiten. Der Ämterkatalog trennt das Amt von der Person, die es hält. Jede Besetzung hat Beginn und Ende, ein einmalig vergebenes Amt lässt sich nicht doppelt besetzen. Mit einem Stichtag zeigt die Liste, wer damals im Amt war. Ausgeschiedene Ämter werden stillgelegt, nicht gelöscht.

Organigramm. Das Organigramm zeigt Verein, Abteilungen und Gruppen mit den Ämtern an ihrem Platz. Für ein neues Vorstandsmitglied ist das der kürzeste Weg zu der Frage, wie der Verein aufgebaut ist.

Änderungsprotokoll. Das Änderungsprotokoll hält fest, wer welches Feld wann von welchem Wert auf welchen geändert hat, filterbar nach Datentyp, Person und Zeitraum. Bankdaten erscheinen dort maskiert.

Protokolle mit Nachträgen. Ein freigegebenes Sitzungsprotokoll ist nicht mehr änderbar. Eine Korrektur ist ein Nachtrag mit eigenem Datum und Verfasser. Alle Beschlüsse lassen sich über alle Sitzungen hinweg abrufen, das Protokoll als PDF archivieren.

Sitzungen mit Wiedervorlage. In Sitzungen wandert ein nicht abgeschlossener Tagesordnungspunkt als Wiedervorlage in eine spätere Sitzung. Eine Übersicht zeigt alle offenen Wiedervorlagen. Für den neuen Vorstand ist das die Liste dessen, was der alte angefangen hat.

Aufgaben. Aufgaben hängen an einer Sitzung, einem Tagesordnungspunkt oder einem Mitglied, mit Frist, Teilschritten und einer Erinnerung vor der Fälligkeit. „Bank-Termin für die neuen Verfügungsberechtigten“ wird so eine Aufgabe mit Zuständigkeit statt eines Satzes im Protokoll.

Postfächer, die am Verein hängen. kasse@ bleibt dieselbe Adresse, wenn ein anderer Mensch sie liest: Postfächer, Aliasse und Verteiler laufen auf der eigenen Domain des Vereins. Ein Verteiler speichert Ämter und Gruppen statt Adressen und löst die Empfänger erst beim Versand auf. Wechselt der Kassenwart, wechselt der Empfänger mit. Für Vertretungen gibt es Vollmachten: Die bevollmächtigte Person sieht das Postfach neben ihrem eigenen, ohne fremde Zugangsdaten zu kennen, und die Vollmacht lässt sich zurücknehmen. Mehr dazu im Vereinspostfach.

Rechte je Bereich. Im Adminzugriff bekommt jede Person eigene Rechte, getrennt nach Lesen und Schreiben je Bereich. Die Freigabe von Sitzungsprotokollen ist ein eigenes Recht. Wer ausscheidet, wird entfernt, ohne dass andere ein neues Passwort brauchen.

Dateiablage. Satzung, Versicherungsschein, Verträge und Übergabeprotokoll liegen in der Dateiablage des Vereins statt auf einem privaten Laptop. Ordner und Dateien haben eine Sichtbarkeit und lassen sich an Personen oder Gruppen freigeben. Gelöschtes landet zuerst im Papierkorb.

Häufige Fragen