Vereinspraxis
Von easyVerein zu Methacore wechseln
Ein Verein wechselt seine Verwaltung nicht nebenbei. Hinter jeder Suche nach einer easyVerein-Alternative steht eine konkrete Frage: Kommen unsere Mitglieder vollständig an, ohne dass jemand drei Wochenenden lang abtippt? Und was ist danach anders?
Dieser Beitrag beschreibt den Umzug Schritt für Schritt, sagt genau, was aus easyVerein übernommen wird und was nicht, und wann es sich nicht lohnt.
Der Umzug: API-Schlüssel statt CSV-Umbau
Methacore liest die Mitglieder direkt über die Schnittstelle von easyVerein. Laut der Hilfe von easyVerein ist die API ohne Zusatzkosten neben der regulären Lizenz nutzbar.
In easyVerein: als Administrator anmelden und in den Einstellungen auf der Seite zur easyVerein-API einen Schlüssel erzeugen. easyVerein fragt dabei nach einer Administratorgruppe — der Schlüssel erhält genau deren Rechte. Für den Umzug genügt eine Gruppe, die Mitglieder und Kontaktdaten lesen darf.
In Methacore: beim Einrichten „Bestehende Verwaltung übernehmen“ wählen, easyVerein als Quelle, den Schlüssel einfügen.
Prüfen. Bevor etwas geschrieben wird, fragt Methacore ab, was dort liegt, und zeigt die Zahlen. Gilt der Schlüssel nicht oder darf er nicht lesen, steht das als Meldung da.
Testlauf. Der Lauf geht komplett durch, ohne zu schreiben. Er zeigt, wie viele Mitglieder angelegt würden und wer übersprungen wird — mit Grund.
Übernahme. Erst dann läuft es echt, mit Fortschritt. Ein zweiter Lauf legt niemanden doppelt an: Wer schon übernommen ist, wird aktualisiert.
Den allgemeinen Ablauf beschreibt Verwaltung wechseln.
Was aus easyVerein ankommt
easyVerein führt die Anschrift nicht am Mitglied, sondern an den Kontaktdaten. Methacore holt beide Listen und führt sie zusammen. Je Mitglied kommen an:
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Person | Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Firma (bei Firmenmitgliedern) |
| Kontakt | E-Mail, Telefon (privat, sonst mobil, sonst geschäftlich) |
| Anschrift | Straße und Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Ort |
| Mitgliedschaft | Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum, Kündigungsdatum, Austrittsdatum |
| Beitrag | individueller Beitrag und Zahlungsintervall in Monaten |
| Bank und Notizen | IBAN, interne Notiz |
Fehlen einem Mitglied die Kontaktdaten, wird es trotzdem angelegt — mit Lücken, aber mit seiner Mitgliedsnummer. Ein Mitglied mit Lücken ist besser als ein verlorenes.
Was nicht mitkommt
Die Prüfung zählt auch Gruppen, Rechnungen und Dateien. Übernommen werden aus easyVerein im aktuellen Stand aber nur die Mitglieder. Für den Rest heißt das:
- Gruppen in Methacore neu anlegen — als Adressgruppen, Trainingsgruppen oder Abteilungen, je nachdem, wofür sie gedacht waren.
- Rechnungen und Belege vor der Kündigung aus easyVerein exportieren und aufbewahren. Offene Forderungen am besten vor dem Wechsel abschließen oder in Methacore als Rechnung neu stellen.
- Buchhaltung. Buchungen werden nicht übertragen. Die Salden zum Stichtag gehören als Eröffnungsbilanz in die Buchhaltung — am saubersten zum Beginn des Geschäftsjahres.
- Lastschriftmandate. Die IBAN kommt mit, das SEPA-Mandat mit Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum nicht. Vor dem ersten Einzug am Mitglied erfassen und die SEPA-Einstellungen prüfen.
- Rechte. Wer im Verein was darf, wird im Adminzugriff neu vergeben.
Diese Liste ist der Grund für den Testlauf: Wer vorher weiß, was ankommt, plant den Rest, statt ihn nachher zu suchen.
Was in Methacore enthalten ist
Was easyVerein in welchem Tarif abdeckt, hängt vom gebuchten Paket ab — den eigenen Tarif prüft man am besten selbst. In Methacore gehört das Folgende zum Umfang, ohne Staffelung nach Funktionen:
| Bereich | In Methacore |
|---|---|
| Beiträge | Beitragslauf mit Beitragsgruppen, SEPA-Lastschriftdatei (pain.008), offene Posten, Mahnwesen mit Mahnstufen |
| Bank | Import von Kontoauszügen als CSV, CAMT.053 oder MT940, Zahlungsabgleich gegen offene Posten |
| Buchhaltung | Doppelte Buchführung mit Eröffnungsbilanz und Bilanz, SKR 42 als Vorlage, Kostenstellen, Budget je Konto, Buchungsperioden mit Jahresabschluss, mehrere Buchhaltungen je Verein |
| Steuer | DATEV-Export als Buchungsstapel, Auswertung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster |
| Gremien | Sitzungen mit Protokoll, Online-Abstimmungen, auch geheim |
| Training | Trainingsgruppen, Anwesenheit mit Quote über die Zeit |
| Mitglieder | App mit Push, E-Mail und SMS als Ausweichweg, Mitgliederbereich, Mitgliedsausweis in Apple und Google Wallet |
| Außenauftritt | Website-Baukasten, eigene Domain, gemeinsames Vereinspostfach |
| Anschluss | Adressbuch im Telefon per CardDAV, Webhooks für Zapier, Make oder eigene Skripte |
Mehr dazu: Beitragslauf, Lastschrifteinzug, Bankumsätze, DATEV-Export, Zuwendungen, Abstimmungen, Anwesenheit, Website-Baukasten.
Was Methacore nicht hat: eine Live-Anbindung an die Bank. Kontoauszüge kommen als Datei, nicht automatisch. Und eigene Stammdatenfelder lassen sich in Listen und Filtern nutzen, aber nicht auf einer eigenen Seite anlegen und umsortieren.
Was der Wechsel kostet
Methacore rechnet nach Mitgliedern ab: 0,12 € pro Monat je angefangenes Paket von zehn Mitgliedern. Ein Verein mit 200 Mitgliedern zahlt 20 Pakete, also 2,40 € im Monat. Wer sich für 12 oder 24 Monate bindet, zahlt weniger.
- Keine Einrichtungsgebühr.
- Drei Monate kostenlos testen, mit vollem Funktionsumfang und ohne Kreditkarte.
- Die Datenübernahme ist inklusive.
- Methacore ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG; Umsatzsteuer wird nicht berechnet.
Die Server stehen in Deutschland.
Für den Vergleich lohnt der Blick in den eigenen easyVerein-Vertrag: aktueller Tarif, Laufzeit, Kündigungsfrist. Erst damit ist klar, ab wann beide Systeme nicht mehr parallel laufen müssen.
Wann der Wechsel nicht lohnt
- Wenn Rechnungshistorie und Gruppen das Wichtigste sind. Aus easyVerein kommen derzeit nur die Mitglieder. Wer jahrelange Rechnungsverläufe im neuen System durchsuchbar braucht, hat damit Handarbeit.
- Wenn die Live-Bankanbindung gebraucht wird. Methacore liest Kontoauszüge als Datei.
- Wenn alles läuft und niemand etwas vermisst. Ein Wechsel kostet Zeit — für Prüfung, Mandate und Einweisung. Ohne konkreten Grund ist diese Zeit schlecht angelegt.
- Mitten im Geschäftsjahr mit laufender Buchhaltung. Möglich, aber sauberer zum Jahreswechsel.
Datenschutz beim Umzug
- Den Schlüssel danach löschen. Methacore gibt ihn in keiner Ansicht wieder aus. Nach der Übernahme wird er nicht mehr gebraucht — in easyVerein auf der Seite zur API löschen.
- Das alte System kündigen und löschen lassen. Ein Bestand bei zwei Anbietern ist doppelt angreifbar. Die Löschung bestätigen lassen.
- Auftragsverarbeitung und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren. Der Verarbeiter hat gewechselt.
Das ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel entscheidet der Verein mit seinem Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen
Was wird aus easyVerein übernommen?
Die Mitglieder mit Kontaktdaten, Anschrift, Mitgliedschaftsdaten, individuellem Beitrag, Zahlungsintervall, IBAN und interner Notiz. Gruppen, Rechnungen und Dateien werden derzeit nicht übernommen.
Kostet der API-Zugang bei easyVerein extra?
Laut der Hilfe von easyVerein nicht: Die API ist neben der regulären Lizenz ohne weitere Kosten nutzbar. Den aktuellen Stand prüft man am besten in der eigenen easyVerein-Hilfe.
Was passiert, wenn der Schlüssel abläuft?
easyVerein gibt neuen API-Schlüsseln laut eigener Hilfe eine Gültigkeit von 30 Tagen. Für den Umzug reicht das; Prüfung, Testlauf und Übernahme laufen sinnvollerweise an einem Termin. Ist der Schlüssel abgelaufen, meldet Methacore das, und ein neuer Schlüssel genügt.
Was kostet Methacore nach der Testphase?
0,12 € pro Monat je angefangene zehn Mitglieder, ohne Einrichtungsgebühr. Bei 200 Mitgliedern sind das 2,40 € im Monat. Die ersten drei Monate sind kostenlos.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in Deutschland.