Vereinspraxis
Von Webling zu Methacore wechseln
Wer nach einer Webling-Alternative sucht, ist selten mit allem unzufrieden. Meist ist es ein Bereich, der im Alltag fehlt oder umständlich ist: der Lastschrifteinzug, die Mitgliederversammlung, die Trainingsgruppen. Und meist ist es dieselbe Sorge, die den Wechsel aufhält: dass der Umzug mehr kostet als das Ärgernis.
Dieser Beitrag beantwortet beides. Was ein Verein aus Webling mitnimmt, was er dort lassen muss, wo Webling die stärkere Wahl bleibt — und für wen sich der Wechsel rechnet.
Der Umzug: API-Schlüssel statt Export-Tabelle
Methacore liest den Bestand direkt aus der Webling-Instanz des Vereins. Eine Excel-Datei, die man exportiert, umbaut und wieder einliest, entfällt.
In Webling: als Administrator anmelden, unter Administration → API einen neuen API-Schlüssel erzeugen.
In Methacore: beim Einrichten „Bestehende Verwaltung übernehmen“ wählen, Webling als Quelle, dann die Adresse der Instanz (etwa meinverein.webling.eu) und den Schlüssel eintragen. Instanzen unter webling.eu, webling.ch und webling.com werden erkannt; an eine andere Adresse geht der Schlüssel nicht.
Prüfen. Bevor etwas geschrieben wird, zählt Methacore, was in der Instanz liegt: Gruppen, Mitglieder, Rechnungen, Dateien. Stimmt der Schlüssel nicht, steht der Grund da — nicht eine leere Liste.
Testlauf. Der Lauf geht einmal komplett durch, ohne zu schreiben. Er zeigt je Datenart, was angelegt würde und was übersprungen wird, mit Grund.
Übernahme. Erst dann läuft es echt, mit Fortschritt je Datenart. Ein zweiter Lauf legt niemanden doppelt an: Wer schon übernommen ist, wird aktualisiert.
Der allgemeine Ablauf einer Übernahme steht unter Verwaltung wechseln.
Was aus Webling ankommt
| Datenart | Was übernommen wird |
|---|---|
| Mitglieder | Name, Anschrift, Adresszusatz, E-Mail, Telefon (Mobilnummer, wenn kein Telefon eingetragen ist), Geburtstag, Geschlecht, Firma, IBAN, Mitgliedsnummer, Eintritt, Austritt, Bemerkungen |
| Mitgliedergruppen | als Adressgruppen, mit den Zuordnungen der Mitglieder |
| Rechnungen (Debitoren) | mit Datum, Fälligkeit, Positionen, Betrag, bereits bezahltem Anteil und der bisherigen Rechnungsnummer |
| Dateien | werden gezählt, aber derzeit nicht übernommen |
Drei Dinge dazu, die man vor dem Umzug wissen sollte:
Webling-Felder werden nach ihrer Bedeutung zugeordnet, nicht nur nach dem Namen. Webling lässt jeden Verein seine Felder selbst benennen. Methacore liest deshalb zuerst den Feldtyp aus der Konfiguration der Instanz (Vorname, PLZ, IBAN …) und erst danach den Feldnamen.
Eigene Felder, die Methacore nicht kennt, bleiben in Webling. Ein Feld „Status“ oder „Funktion“ hat in Methacore kein festes Ziel. Solche Felder werden nicht übernommen — aber auch nicht still verworfen: Der Lauf nennt sie beim Namen. Wer darauf angewiesen ist, exportiert sie vorher aus Webling. Bild- und Dateifelder am Mitglied werden ebenfalls nicht übernommen.
Gruppen kommen flach an. Eine Webling-Mitgliedergruppe wird eine Adressgruppe — ein Etikett am Mitglied. Die Baumstruktur der Gruppen und Trainingszeiten entstehen in Methacore neu, etwa als Trainingsgruppen und Abteilungen.
Übernommene Rechnungen behalten ihre Nummer, weil sie so beim Mitglied liegen. Ist die Nummer in Methacore schon vergeben, bekommt die Rechnung eine neue und trägt die alte als Fremdnummer. Rechnungen ohne Datum werden übersprungen statt mit einem geratenen Datum gebucht.
Was nicht mitkommt
- Buchungen und Kontenplan. Die Buchhaltung wird nicht übertragen. Sinnvoll ist ein Wechsel zum Geschäftsjahresbeginn: Salden zum Stichtag als Eröffnungsbilanz in der Buchhaltung erfassen, das alte Jahr in Webling abschließen.
- Lastschriftmandate. Die IBAN kommt mit, das SEPA-Mandat mit Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum nicht. Beides gehört vor dem ersten Einzug am Mitglied erfasst und in den SEPA-Einstellungen geprüft.
- Dateien, E-Mail-Verlauf, Kommentare, Präsenzlisten, Termine. Was davon aufbewahrt werden muss, vor der Kündigung aus Webling exportieren.
- Rechte. Wer im Verein was darf, wird im Adminzugriff neu vergeben.
Webling und Methacore nebeneinander
Die Gegenüberstellung beruht für Webling auf einer eigenen Erfassung einer Webling-Testinstanz (Kontenrahmen SKR 49, Stand August 2026), für Methacore auf dem aktuellen Funktionsumfang (Stand Oktober 2026). Funktionen und Tarife ändern sich; vor einer Entscheidung lohnt der Blick in die aktuellen Unterlagen beider Anbieter.
Wo Webling stärker ist
| Thema | Webling | Methacore |
|---|---|---|
| Eigene Datenfelder | Eigene Verwaltungsseite mit Feldtypen und Kategorien | Individuelle Felder in Listen und Filtern, aber keine eigene Pflegeseite für Stammdatenfelder |
| Rechte auf einzelne Felder | Leserechte je Feldkategorie, etwa für Kontodaten | Rechte je Bereich und je Abteilung, nicht je Feld |
| Bankanbindung | CAMT-Upload und eine direkte Bankkonten-Anbindung (bei der Erfassung als Beta gekennzeichnet) | Nur Dateiimport (CSV, CAMT.053, MT940), keine Live-Anbindung |
| Fertige Integrationen | Mailchimp, WordPress-Plugin, Zapier, Eventfrog | Keine fertigen Partner-Integrationen; stattdessen Webhooks |
Wer eigene Felder für vieles nutzt und Kassendaten vor Trainern feldgenau verbergen muss, sollte das in der Testphase gezielt durchspielen.
Wo beide vergleichbar aufgestellt sind
| Thema | Webling | Methacore |
|---|---|---|
| Doppelte Buchführung | Soll/Haben, Eröffnungsbilanz, Bilanz | Soll/Haben, Eröffnungsbilanz, Bilanz, T-Konten-Ansicht |
| Kontenrahmen | SKR 49, Assistent zum Wechsel auf SKR 42 | SKR 42 als Vorlage, SKR 49 als Alternative, eigene Konten |
| Kostenstellen und Budget | Kostenstellen, Budget je Konto | Kostenstellen mit Budget je Geschäftsjahr, Budget je Konto |
| Umsatzsteuer | MwSt-Report | Auswertung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung je Steuersatz |
| Perioden | Buchungsperioden mit Abschluss | Buchungsperioden mit Jahresabschluss und Prüfung vorher |
| Mehrere Bücher | Mehrere Mandanten | Mehrere Buchhaltungen je Verein |
| Adressbuch im Telefon | CardDAV, lesend | CardDAV, lesend, nach Rechten und freigegebenen Feldern |
| SMS | SMS-Versand über Credits | SMS als letzter Weg nach Push und E-Mail, über einen eigenen SMS-Anbieter |
| Präsenz | Präsenzlisten mit Auswertung | Anwesenheit je Trainingsgruppe mit Quote über die Zeit |
| Ablage und Struktur | Dateiablage mit Ordnern, Organigramm, Duplikate finden | Dateiablage mit Ordnern, Organigramm, Dublettensuche |
Was in Methacore enthalten ist
Unabhängig davon, wie ein Verein es heute löst — diese Bereiche gehören in Methacore zum Umfang:
- Geldeinzug: Beitragslauf mit Beitragsgruppen, SEPA-Lastschriftdatei im Format pain.008, offene Posten, Mahnwesen mit Mahnstufen und Zahlungsabgleich gegen importierte Bankumsätze.
- Steuer: DATEV-Export als Buchungsstapel und Zuwendungsbestätigungen nach amtlichem Muster.
- Gremien: Sitzungen mit Protokoll und Abstimmungen, auch geheim.
- Mitglieder: App mit Push-Benachrichtigungen, Mitgliederbereich, Mitgliedsausweis in Apple und Google Wallet.
- Außenauftritt: Website-Baukasten auf der eigenen Domain und ein gemeinsames Vereinspostfach.
- Anschluss nach außen: Webhooks, die Zapier, Make oder ein eigenes Skript ansprechen.
Was der Wechsel kostet
Methacore rechnet nach Mitgliedern ab: 0,12 € pro Monat je angefangenes Paket von zehn Mitgliedern. Ein Verein mit 200 Mitgliedern zahlt 20 Pakete, also 2,40 € im Monat. Wer sich für 12 oder 24 Monate bindet, zahlt weniger.
- Keine Einrichtungsgebühr.
- Drei Monate kostenlos testen, mit vollem Funktionsumfang und ohne Kreditkarte.
- Die Datenübernahme ist inklusive.
- Methacore ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG; Umsatzsteuer wird nicht berechnet.
Die Server stehen in Deutschland.
Den eigenen Webling-Tarif und dessen Kündigungsfrist prüft man am besten vorher, damit beide Systeme nicht länger als nötig parallel laufen.
Wann der Wechsel nicht lohnt
- Wenn der Verein vor allem bucht. Wer Webling hauptsächlich als Buchhaltung nutzt und mit Beitragseinzug und Mitgliederalltag kaum zu tun hat, gewinnt durch den Wechsel wenig und verliert den Aufwand des Umzugs.
- Wenn viele eigene Felder tragend sind. Hängt die Arbeit an Dutzenden selbst angelegter Felder mit Feldrechten, ist Webling dort heute flexibler.
- Wenn die Live-Bankanbindung gebraucht wird. Methacore liest Kontoauszüge als Datei ein, nicht direkt von der Bank.
- Mitten im Geschäftsjahr mit laufender Buchhaltung. Möglich, aber sauberer ist der Wechsel zum Jahreswechsel.
Datenschutz beim Umzug
- Den Schlüssel danach widerrufen. Methacore gibt ihn in keiner Ansicht wieder aus. Nach der Übernahme wird er nicht mehr gebraucht — in Webling unter Administration → API löschen.
- Das alte System kündigen und löschen lassen. Ein Bestand bei zwei Anbietern ist doppelt angreifbar. Die Löschung bestätigen lassen.
- Auftragsverarbeitung und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aktualisieren. Der Verarbeiter hat gewechselt.
Das ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel entscheidet der Verein mit seinem Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen
Was wird aus Webling übernommen?
Mitglieder mit ihren Stammdaten, Mitgliedergruppen als Adressgruppen und Rechnungen mit Positionen und bezahltem Anteil. Dateien werden gezählt, aber derzeit nicht übernommen. Der Testlauf zeigt vorher, was ankommt.
Was passiert mit unseren eigenen Datenfeldern?
Felder mit bekannter Bedeutung — Name, Anschrift, IBAN, Eintritt und ähnliche — werden zugeordnet. Eigene Felder ohne Gegenstück bleiben in Webling und werden nach dem Lauf mit Namen aufgelistet.
Kommt unsere Buchhaltung mit?
Rechnungen ja, Buchungen und Kontenplan nein. Die Salden zum Stichtag werden in Methacore als Eröffnungsbilanz erfasst; am einfachsten zum Beginn des Geschäftsjahres.
Was kostet Methacore nach der Testphase?
0,12 € pro Monat je angefangene zehn Mitglieder, ohne Einrichtungsgebühr. Bei 200 Mitgliedern sind das 2,40 € im Monat. Die ersten drei Monate sind kostenlos.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in Deutschland.