Vereinspraxis
Abteilungen: Sparten, Kostenstellen und Mehrspartenrabatte
Ein Mehrspartenverein hat ein Problem, das ein Einspartenverein nicht kennt: Jede Abteilung fühlt sich wie ein eigener Verein an, rechnet aber in derselben Kasse ab. Der Turnabteilung ist nicht zu erklären, warum ihr Zuschuss für die Fußballtore draufgeht — und wenn niemand die Zahlen je Abteilung trennt, ist es auch nicht zu belegen.
Die Abteilungsverwaltung ist die Stelle, an der diese Trennung einmal festgelegt wird und danach überall gilt: in der Buchhaltung, in der Beitragsberechnung, in den Auswertungen und auf der öffentlichen Vereinsseite.
Was eine Abteilung trägt
- Name und Kürzel. Das Kürzel steht in Listen und Auswertungen, wo der vollständige Name nicht passt.
- Farbe. Sie zieht sich durch Kalender, Listen und Auswertungen. Eine Abteilung, die man in einer Übersicht am Farbfeld erkennt, wird tatsächlich gelesen.
- Sportart. Unabhängig von der des Vereins. Ein Verein mit der Sportart „Turnen“ kann eine Abteilung „Schwimmen“ führen — und genau so erscheint sie im Vereinsverzeichnis.
- Leitung. Wer die Abteilung verantwortet.
- Kostenstelle. Die Verbindung zur Buchhaltung.
- Übergeordnete Abteilung, höchstens eine Ebene tief. Das ist Absicht: Bäume mit vier Ebenen werden nicht gepflegt, sie werden umgangen.
Kostenstelle: warum das der eigentliche Punkt ist
Eine Abteilung ohne Kostenstelle ist ein Etikett. Eine Abteilung mit Kostenstelle ist eine Aussage über Geld.
Sobald Buchungen in Eingaben & Ausgaben einer Abteilung zugeordnet werden, zeigt die Auswertung Einnahmen, Ausgaben und Saldo je Abteilung — und damit auch, welche Sparte sich selbst trägt und welche quersubventioniert wird. Diese Zahl ist in Mitgliederversammlungen regelmäßig der interessanteste Punkt des Abends.
Wer bisher mit Kostenstellen gearbeitet hat, muss nichts neu erfassen: Eine bestehende Kostenstelle lässt sich zur Abteilung machen. Die Zuordnung beim Anlegen wird übernommen und danach nicht mehr geändert — sonst hätten alte Buchungen rückwirkend eine andere Bedeutung.
Beiträge und der Mehrspartenrabatt
Vereine, die mehrere Sparten anbieten, rabattieren fast immer die zweite. Die Frage ist nur, wo diese Regel steht: in der Beitragsordnung auf Papier, im Kopf des Kassenwarts, oder in der Formel, die tatsächlich rechnet.
In Methacore ist es die Formel. Eine Abteilung kann eine eigene Beitragsgruppe tragen, mit Festbetrag oder Formel. Und in der Formel steht {abteilungen} für die Zahl der Abteilungen, in denen das Mitglied ist. Damit lässt sich der Mehrspartenrabatt ausdrücken, statt ihn von Hand nachzurechnen — beim Beitragslauf rechnet er sich für 600 Mitglieder in einem Durchgang.
Wichtig dabei: Rabatte gehören in die Formel, nicht in Ausnahmen am einzelnen Mitglied. Eine Ausnahme am Mitglied überlebt keinen Personalwechsel.
Eigene Seite auf der Vereinsseite
Ein Schalter am Abteilungsdatensatz macht aus der Abteilung eine eigene öffentliche Seite mit eigener Adresse — erreichbar unter dem Handle des Vereins. Erst damit erscheint die Abteilung im Netz, in der Sitemap und im Vereinsverzeichnis.
Das ist der praktische Grund, warum viele Vereine Abteilungen überhaupt anlegen: Wer nach „Schwimmen“ plus Ortsname sucht, findet eine Seite über Schwimmen, nicht die Startseite eines Vereins, auf der Schwimmen im dritten Absatz vorkommt. Die Abteilungsseite kann zudem im Aufnahmeantrag vorbelegt sein: Wer über die Schwimmseite beitritt, hat Schwimmen bereits ausgewählt.
Stilllegen statt löschen
Abteilungen enden. Der Tischtennisbetrieb wird eingestellt, die Sparte bleibt aber in fünf Jahren Buchhaltung stehen.
Deshalb gibt es drei Zustände:
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Wird geführt, erscheint in Auswahlen und öffentlich. |
| Stillgelegt | Verschwindet aus Auswahlen, bleibt in Historie und Auswertungen. |
| Gelöscht | Nur möglich, wenn nichts mehr daran hängt. |
Löschen wird verweigert, solange Mitglieder, Buchungen oder Gruppen an der Abteilung hängen — mit der Angabe, was genau noch daran hängt. Das ist keine Bevormundung: Eine gelöschte Abteilung würde alte Auswertungen sinnlos machen.
Häufige Fragen
Was unterscheidet eine Abteilung von einer Trainingsgruppe?
Die Abteilung ist die Sparte — organisatorisch, buchhalterisch und öffentlich. Die Trainingsgruppe ist die konkrete Einheit mit Wochentag, Uhrzeit und Übungsleiter. Eine Abteilung enthält typischerweise viele Gruppen.
Wie rechne ich einen Mehrspartenrabatt ab?
Über die Formel der Beitragsgruppe, mit dem Platzhalter für die Zahl der Abteilungen. Der Beitragslauf wendet sie auf alle Mitglieder an. Wer den Rabatt stattdessen als Einzelfall am Mitglied hinterlegt, verliert ihn beim nächsten Wechsel in der Verwaltung.
Kann eine Abteilung eine eigene Seite haben?
Ja, über den Schalter „Eigene Seite auf der Vereinsseite“. Sie bekommt eine eigene Adresse, steht in der Sitemap und kann im Aufnahmeantrag vorbelegt sein.
Was passiert mit einer Abteilung, die nicht mehr betrieben wird?
Stilllegen. Sie verschwindet aus allen Auswahlen, bleibt aber in Auswertungen und in der Buchhaltungshistorie sichtbar. Löschen ist erst möglich, wenn nichts mehr daran hängt.