Vereinspraxis
Anwesenheit auswerten
Die Frage kommt einmal im Jahr, meistens im November: „Wie viele Kinder waren denn wirklich im Turnen?“ Der Übungsleiter sagt „so zwanzig“, die Kassiererin hat 34 Beiträge eingezogen, und für den Zuschussantrag braucht der Verein eine Zahl, die stimmt.
Anwesenheitslisten führen viele Vereine. Ausgewertet werden sie selten — weil das bisher hieß, dreißig Blätter zu addieren.
Was die Auswertung zeigt
Für einen gewählten Zeitraum steht der Besuch der Trainingsgruppen nebeneinander: Gruppe für Gruppe, mit der Durchschnittsquote über alle Termine.
Gruppen ohne Termine im Zeitraum erscheinen als solche. Das ist kein Schönheitsfehler, sondern eine Information: Eine Gruppe, die im Quartal keinen einzigen Termin hatte, ist entweder pausiert oder wird nicht geführt — beides sollte der Vorstand wissen.
Der Schwellenwert
Einstellbar ist eine Quote, unter der markiert wird. Wer 50 % einträgt, sieht auf einen Blick, welche Gruppen darunter liegen.
Der Wert ist kein Urteil. Eine Leistungsgruppe mit 90 % und eine Eltern-Kind-Gruppe mit 45 % sind beide normal — die eine trainiert auf Wettkämpfe hin, die andere kommt, wenn das Kind ausgeschlafen ist. Der Schwellenwert dient dazu, die Gruppen zu finden, über die man reden sollte, nicht die, die man abschaffen muss.
Typische Gründe für eine niedrige Quote:
- Die Hallenzeit passt nicht — 17 Uhr ist für Schulkinder mit Ganztag zu früh.
- Die Gruppe ist zu groß und zu breit — sechs- bis zwölfjährige zusammen.
- Die Liste wird nicht geführt — dann ist die Quote nicht niedrig, sondern falsch.
Der dritte Fall ist der häufigste. Eine Auswertung deckt ihn auf, weil eine Gruppe mit 12 % sich von einer Gruppe mit 0 % unterscheidet.
Wofür die Zahlen gebraucht werden
Zuschussanträge. Kommunen und Verbände fördern nach Teilnehmerzahlen — und verlangen zunehmend Belege statt Schätzungen.
Übungsleiterpauschale. Wer sie zahlt, sollte wissen, ob die Stunden stattgefunden haben.
Hallenzeiten. Wer eine zusätzliche Hallenstunde beantragt, kommt mit einer belegten Auslastung weiter als mit „die Gruppe ist voll“.
Planung. Zwei Gruppen mit je 40 % lassen sich zu einer mit 80 % zusammenlegen. Das ist eine unangenehme Entscheidung, aber eine, die man mit Zahlen begründen kann.
Der Export gibt die Auswertung als Datei aus — als Anlage zum Antrag oder für die Kassenprüfung.
Woher die Daten kommen
Erfasst wird am Termin der Trainingsgruppe, nicht hier. Diese Seite rechnet nur zusammen, was dort eingetragen wurde. Wer bessere Auswertungen will, muss an der Erfassung ansetzen — eine Liste, die der Übungsleiter am Hallenrand in dreißig Sekunden führen kann, wird geführt; eine, für die er sich hinsetzen muss, nicht.
Datenschutz
Anwesenheit ist eine personenbezogene Verhaltensinformation. Sie sagt, wo ein Mensch an einem Dienstagabend war. Vier Punkte:
- Zweck festlegen und einhalten. Zuschussnachweis und Vereinsplanung sind nachvollziehbare Zwecke. Die Frage, wer „immer schwänzt“, ist keiner.
- Bei Minderjährigen die Eltern informieren. Dass Anwesenheit erfasst wird, gehört in die Datenschutzinformation, nicht in eine Fußnote.
- Zugriff begrenzen. Der Übungsleiter braucht seine Gruppe. Er braucht nicht die Auswertung aller Abteilungen.
- Fristen beachten. Wenn der Zuschussantrag durch und geprüft ist, hat die Einzelliste ihren Zweck erfüllt. Was dann noch gebraucht wird, ist die Summe — siehe Aufbewahrung.
Das ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel entscheidet der Verein mit seinem Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen
Wofür braucht ein Verein Anwesenheitsquoten?
Für Zuschussanträge, für die Begründung von Hallenzeiten, für die Kontrolle von Übungsleiterstunden und für die Planung des Angebots. In allen vier Fällen ist eine belegte Zahl mehr wert als eine Schätzung.
Was sagt ein Schwellenwert aus?
Er markiert Gruppen unterhalb einer Quote. Er ist eine Suchhilfe, kein Urteil — welche Quote für welche Gruppe normal ist, entscheidet der Verein.
Dürfen wir Anwesenheit überhaupt erfassen?
Für die Vereinsarbeit in der Regel ja, mit klarem Zweck und Information der Betroffenen. Wer Zuschüsse nach Teilnehmerzahlen beantragt, ist zur Aufzeichnung sogar verpflichtet. Die Grundlage sollte im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten stehen.
Wie lange bewahren wir die Listen auf?
So lange, wie der Zweck es verlangt — meistens bis zum Abschluss der Prüfung des Zuschussantrags. Danach genügen die Summen.