Vereinspraxis
Speicherplatz
„Ihr Speicher ist zu 87 % belegt.“ Diese Meldung allein hilft niemandem. Sie sagt, dass ein Problem kommt, aber nicht, was man dagegen tun soll.
Deshalb beantwortet die Seite zwei Fragen: wie viel ist weg — und wodurch. Ohne die zweite ist die erste unbrauchbar, weil man nicht weiß, wo man aufräumen soll.
Was zählt
Gezählt wird alles, was der Verein hochlädt:
- Dateien der Ablage — Satzung, Protokolle, Verträge.
- Mitgliederbilder.
- Belege zu Rechnungen und Ausgaben.
- Formular-Uploads — was Antragsteller mitschicken, etwa Nachweise.
- Support-Anhänge.
- Erzeugte PDF-Dokumente, sobald sie abgelegt werden.
Der letzte Punkt überrascht Vereine regelmäßig. Ein Beitragslauf, der 300 Beitragsbescheide erzeugt und ablegt, belegt Platz — auch wenn niemand eine Datei hochgeladen hat.
Wo der Platz üblicherweise steckt
Nach unserer Erfahrung in dieser Reihenfolge:
- Bilder aus Kameras und Telefonen. Ein Foto vom Sommerfest hat heute 6 bis 12 MB. Vierzig Fotos sind ein halbes Gigabyte. Für die Website reicht ein Bruchteil davon.
- Erzeugte Dokumente aus wiederholten Läufen. Wer den Beitragslauf dreimal probiert hat, hat dreimal Dokumente.
- Alte Belege ohne Fristbezug. Belege müssen aufbewahrt werden — aber nicht unbegrenzt, siehe Aufbewahrung.
- Der Papierkorb. Gelöscht ist nicht gelöscht, solange er nicht geleert ist.
Aufräumen, in dieser Reihenfolge
Erst den Papierkorb prüfen. Was dort liegt, ist bereits als entbehrlich eingestuft worden. Vor dem Leeren einmal durchsehen — danach ist es weg.
Dann die Fristen. Was nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden darf, sollte gelöscht werden. Das ist nicht nur eine Platzfrage: Daten, die länger liegen als nötig, sind ein Datenschutzproblem.
Dann die Bilder. Ein Foto in Originalgröße gehört selten in die Vereinsablage. Für die Website reicht eine verkleinerte Fassung.
Zuletzt Doppeltes. Dasselbe Protokoll in drei Ordnern kommt häufiger vor als gedacht.
Was nicht zählt
Der laufende Bestand — Mitglieder, Beiträge, Termine, Buchungen — zählt nicht auf den Speicherplatz. Ein Verein wächst also nicht durch Mitglieder in ein Platzproblem hinein, sondern durch Dateien.
Das ist auch der Grund, warum ein Kontingent, das nach Mitgliederzahl klingt, hier nicht weiterhilft: Ein Verein mit 80 Mitgliedern und ambitionierter Fotodokumentation braucht mehr Platz als einer mit 400 Mitgliedern und drei PDF im Jahr.
Häufige Fragen
Was zählt auf den Speicherplatz?
Alles, was hochgeladen wird: Dateien der Ablage, Mitgliederbilder, Belege, Formular-Uploads und Support-Anhänge. Dazu erzeugte PDF-Dokumente, sobald sie abgelegt werden.
Zählen erzeugte PDFs mit?
Ja, sobald sie abgelegt werden. Wiederholte Läufe, die jedes Mal Dokumente erzeugen, sind ein häufiger Grund für unerwartete Belegung.
Was tun, wenn es eng wird?
In dieser Reihenfolge: Papierkorb leeren, abgelaufene Fristen abarbeiten, große Bilder verkleinern oder entfernen, Doppeltes zusammenführen.
Zählt der Papierkorb?
Ja. Was im Papierkorb liegt, ist noch da — deshalb lässt es sich ja zurückholen.