Vereinspraxis
Vereinskontakte im Telefon
Der Jugendwart hat 40 Nummern im Handy, weil er sie über drei Jahre einzeln eingetippt hat. Bei zehn davon fehlt der Nachname, bei fünf ist die Nummer von 2022. Wenn er das Amt abgibt, gehen die Kontakte mit — und sein Nachfolger fängt von vorn an.
Das Problem ist nicht das Abtippen. Es ist, dass die Kontakte niemals aktuell sind.
Der Abgleich
CardDAV ist der Weg, auf dem iPhone, Android-Telefon und Mailprogramm Kontakte von einem Server holen. Der Verein stellt einen Zugang bereit, das Telefon holt sich die Kontakte, und wenn sich eine Nummer in der Verwaltung ändert, ändert sie sich im Telefon mit.
Kein Export, keine CSV-Datei, kein „ich schick dir mal die Liste“.
Nur lesend
Der Zugang ist ausschließlich lesend. Wer ihn hat, sieht die Kontakte — ändern kann er nichts.
Das ist eine bewusste Einschränkung, keine fehlende Funktion. Ein schreibender Abgleich würde bedeuten, dass eine versehentlich gelöschte Kontaktkarte im Telefon ein Mitglied aus dem Vereinsbestand entfernt. Der Bestand wird in der Mitgliederliste gepflegt, an einer Stelle, mit Änderungsprotokoll.
Das Passwort steht nur einmal da
Beim Einrichten wird ein Passwort erzeugt, das genau einmal angezeigt wird. Danach ist es nicht mehr abrufbar — auch nicht für die, die es erzeugt haben.
Das wirkt unbequem und ist es auch. Der Grund: Ein Passwort, das jederzeit im Klartext abrufbar ist, ist kein Passwort, sondern ein Eintrag in einer Liste. Wer es verliert, widerruft den Zugang und richtet einen neuen ein — das dauert eine Minute.
Widerrufen
Jeder Zugang lässt sich einzeln widerrufen. Das ist der Punkt, an dem sich der Abgleich vom Export unterscheidet: Eine exportierte Liste ist aus der Welt, sobald sie verschickt ist. Ein Zugang endet, wenn das Amt endet.
Für den Verein heißt das: Beim Wechsel des Jugendwarts wird der Zugang des Vorgängers widerrufen. Die Kontakte verschwinden beim nächsten Abgleich aus seinem Telefon.
Welche Felder mitgehen
Was im Telefon ankommt, ist einstellbar — Name, Telefon, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum. Die Auswahl gilt für den gesamten Zugang.
Weniger ist hier meistens richtig. Ein Übungsleiter braucht Name und Telefonnummer der Eltern. Er braucht nicht das Geburtsdatum jedes Mitglieds im Telefon, und er braucht nicht die Bankverbindung — die wandert ohnehin nicht mit.
Datenschutz
Ein Kontaktabgleich verteilt personenbezogene Daten auf Geräte, die dem Verein nicht gehören. Drei Punkte dazu:
- Zweckbindung. Der Zugang ist für die Vereinsarbeit da. Wer die Nummern für private Zwecke nutzt, verarbeitet sie ohne Grundlage.
- Datenminimierung. Je weniger Felder mitgehen, desto weniger liegt auf fremden Geräten.
- Widerruf beim Amtsende. Ein nicht widerrufener Zugang ist eine dauerhafte Datenweitergabe an eine Person, die keine Aufgabe mehr hat.
Sinnvoll ist außerdem, den Zugang in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen. Das ist keine Rechtsberatung; im Zweifel entscheidet der Verein mit seinem Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen
Was ist CardDAV?
Ein Standard für Adressbücher. iPhone, Android und die üblichen Mailprogramme können ihn ohne Zusatz-App. Man trägt Adresse, Benutzername und Passwort ein, und die Kontakte erscheinen als eigenes Adressbuch neben den privaten.
Kann jemand über den Zugang Daten ändern?
Nein. Der Zugang ist lesend. Änderungen am Bestand passieren in der Mitgliederliste.
Was passiert, wenn ein Übungsleiter aufhört?
Der Verein widerruft seinen Zugang. Beim nächsten Abgleich verschwinden die Vereinskontakte aus seinem Telefon.
Welche Felder landen im Telefon?
Die, die der Verein auswählt — Name, Telefon, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum. Bankdaten und interne Vermerke gehen nie mit.