Vereinspraxis
Mahnstufen festlegen: Fristen, Gebühren und Texte
Ein Mahnwesen besteht aus zwei Teilen: der Entscheidung, wie streng man wird, und der Mechanik, die sie ausführt. Diese Seite ist der zweite Teil — und der Ort, an dem der erste einmal aufgeschrieben wird.
Der Satz, mit dem man anfangen sollte: Ohne Mahnstufen verschickt der Verein keine Mahnungen. Der Mahnlauf findet dann nichts zu tun.
Was eine Stufe trägt
- Name. „Zahlungserinnerung“, „1. Mahnung“, „2. Mahnung“. Er erscheint in Listen und auf dem Schreiben.
- Frist in Tagen. Bei der ersten Stufe: Tage nach Fälligkeit. Bei den folgenden: Tage nach der vorigen Mahnung.
- Gebühr mit Gebührenart (Festbetrag oder Prozentsatz), Steuersatz und Buchungskonto.
- E-Mail-Betreff und E-Mail-Text.
- Text des Mahnschreibens — leer lassen, dann greift der Mahnungstext aus der Dokumentvorlage.
Die Reihenfolge der Stufen ist die Reihenfolge der Eskalation. Entfernt man eine Stufe, rücken die folgenden auf — wirksam erst mit dem Speichern, damit man den Zustand vorher sieht.
Ein Aufbau, der sich bewährt hat
| Stufe | Frist | Gebühr | Ton |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 14 Tage nach Fälligkeit | keine | „vermutlich übersehen“ |
| 1. Mahnung | 14 Tage nach der Erinnerung | 2,50 € | sachlich, mit Frist |
| 2. Mahnung | 14 Tage nach der 1. Mahnung | 5,00 € | Hinweis auf Folgen nach Satzung |
Drei Stufen sind für einen Verein genug. Wer eine vierte anlegt, verlängert nur die Zeit bis zur Entscheidung — und ab Stufe drei ist der Anruf wirksamer als das nächste Schreiben.
Die Zahlungserinnerung ohne Gebühr ist der wichtigste Teil dieses Aufbaus. Die meisten unbezahlten Beiträge im Verein sind Versehen, keine Verweigerung. Eine Gebühr auf ein Versehen erzeugt Ärger, der teurer ist als der Betrag.
Gebühren: was zulässig ist
Mahngebühren sind zulässig, wenn Satzung oder Beitragsordnung sie vorsehen und sie sich am tatsächlichen Aufwand orientieren — Porto, Papier, Bearbeitung. 2,50 bis 5 Euro sind unproblematisch. Beträge, die deutlich darüber liegen, sind angreifbar.
Wichtig ist der Verzug: Die erste Mahnung setzt den Schuldner in Verzug, sofern er es nicht schon durch ein kalendermäßig bestimmtes Fälligkeitsdatum ist. Mahnkosten entstehen erst nach Verzugseintritt. Deshalb: keine Gebühr auf der ersten Zahlungserinnerung.
Steuersatz und Buchungskonto an der Gebühr sind kein Detail: Eine Mahngebühr ist eine Einnahme und muss in der Buchhaltung landen — in der Regel im ideellen Bereich, wenn sie aus dem Mitgliedsverhältnis stammt.
Das ist eine Einordnung aus der Vereinspraxis und keine Rechtsberatung.
Texte mit Platzhaltern
Der Text darf Platzhalter der Dokumentvorlage verwenden: Name, Anrede, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Frist. Ersetzt wird für jeden Empfänger einzeln.
Was in einen brauchbaren Mahntext gehört:
- Welche Rechnung gemeint ist — Nummer und Datum.
- Der offene Betrag, nicht der Gesamtbetrag. Bei Teilzahlungen ist das der Unterschied zwischen einem korrekten und einem falschen Schreiben.
- Eine konkrete Frist mit Datum, nicht „umgehend“.
- Die Bankverbindung des Vereins.
- Ein Ansprechpartner für Rückfragen — der wirksamste Satz im ganzen Schreiben.
- Bei späteren Stufen: der Hinweis auf die satzungsmäßigen Folgen.
Was nicht hineingehört: Drohungen mit Inkasso oder Gericht in Stufe 1, Rechtschreibfehler im Namen, und der Satz „unsere Buchhaltung hat festgestellt“ bei einem Verein mit drei Ehrenamtlichen.
Nach einer Rücklastschrift
Ein eigener Abschnitt regelt, welche Stufe eine Rücklastschrift auslöst. Möglich ist auch keine Mahnstufe — dann wird die Rücklastschrift erfasst, aber nicht gemahnt.
Was für „keine Stufe“ spricht: Eine Rücklastschrift ist häufig ein Kontowechsel. Die richtige Reaktion ist dann eine Nachfrage nach der neuen Bankverbindung, keine Mahnung.
Was für eine Stufe spricht: Bei fehlender Deckung ist die Mahnung angemessen.
Dazu die Bankgebühr: Gebührenart, Vorgabewert („Gebühr, falls nicht erfasst“), Steuersatz und Buchungskonto. Die tatsächlich erfasste Gebühr sticht den Vorgabewert — weil man den echten Betrag belegen kann und den geschätzten nicht.
Wann man die Stufen ändert
Selten. Eine Änderung wirkt auf künftige Mahnungen; laufende Vorgänge behalten ihre Stufe. Anlässe:
- Die Beitragsordnung wurde geändert und nennt andere Gebühren.
- Die Fristen haben sich als zu kurz erwiesen — bei jährlichem Beitragseinzug sind 14 Tage manchmal zu knapp für Urlaubszeiten.
- Die Texte klingen strenger, als der Verein sein will. Das merkt man am Rücklauf.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnstufen sollte ein Verein haben?
Zwei bis drei: eine Zahlungserinnerung ohne Gebühr und ein bis zwei Mahnungen. Mehr Stufen verlängern nur den Vorgang; danach wirkt der persönliche Kontakt.
Darf die erste Mahnung eine Gebühr enthalten?
Die erste Zahlungserinnerung sollte keine enthalten, weil Mahnkosten erst nach Verzugseintritt entstehen. Ab der zweiten Aufforderung ist eine angemessene Gebühr unproblematisch, wenn die Beitragsordnung sie vorsieht.
Wie hoch darf eine Mahngebühr sein?
Sie muss sich am tatsächlichen Aufwand orientieren. 2,50 bis 5 Euro sind üblich. Rücklastschriftgebühren dürfen die von der Bank berechnete Gebühr abdecken — die ist belegbar.
Was passiert, wenn keine Mahnstufen angelegt sind?
Es werden keine Mahnungen verschickt. Der Mahnlauf findet nichts. Wer mahnen will, muss mindestens eine Stufe anlegen.