Vereinspraxis
Mahnwesen: mahnen, ohne Mitglieder zu verlieren
Mahnen ist im Verein etwas anderes als in einem Betrieb. Der Schuldner ist Mitglied, er kommt Dienstag ins Training, und in der Regel hat er nicht schlechte Absichten, sondern einen Kontowechsel vergessen. Ein Mahnwesen, das sich wie ein Inkassobüro anhört, verliert genau diese Leute.
Gleichzeitig ist Nichtmahnen keine Option. Der Vorstand verwaltet fremdes Geld — das der zahlenden Mitglieder. Beiträge nicht einzufordern ist gegenüber denen, die zahlen, schwer zu begründen.
Der Mahnlauf
Ein Knopf: Der Mahnlauf sucht die überfälligen Posten, ordnet ihnen die nächste Mahnstufe zu und erzeugt die Schreiben.
Was er dabei berücksichtigt:
- Fristen — die Tage nach Fälligkeit für die erste Stufe, danach die Tage nach der vorigen Mahnung.
- Mahnstopps aus den offenen Posten. Wer einen Stopp hat, wird nicht gemahnt.
- Teilzahlungen — gemahnt wird der Restbetrag.
- Gebühren je Stufe, wenn welche hinterlegt sind.
Läuft er ins Leere, sagt er das: „Es war nichts zu mahnen.“ Das ist eine gute Meldung — sie bedeutet, dass der Lastschrifteinzug funktioniert.
Der Lauf ist bewusst kein Automatismus im Hintergrund. Mahnungen sollen von einem Menschen ausgelöst werden, der vorher die Liste gesehen hat.
Rücklastschriften: ein eigener Vorgang
Eine Rücklastschrift ist nicht dasselbe wie eine nicht bezahlte Rechnung. Sie hat einen Grund, sie hat eine Bankgebühr, und sie stellt möglicherweise das Mandat in Frage.
Die Seite zeigt die Rücklastschriften deshalb getrennt. Behandelt wird jede einzeln:
- Konto nicht gedeckt → später erneut einziehen, Mandat bleibt.
- Konto existiert nicht → neue Bankverbindung besorgen.
- Widerruf oder Widerspruch → nicht erneut einziehen, klären.
Die Bankgebühr kann weitergegeben werden, wenn die Beitragsordnung es vorsieht. Der in den Mahnstufen hinterlegte Betrag greift, wenn keine tatsächliche Gebühr erfasst ist — die tatsächliche sticht den Vorgabewert.
Was der Verein verlangen darf
Mahngebühren sind zulässig, wenn die Beitragsordnung oder Satzung sie vorsieht und sie sich am tatsächlichen Aufwand orientieren. Ein pauschaler Betrag im Bereich von 2,50 bis 5 Euro für Porto und Bearbeitung ist üblich und unproblematisch. Eine Mahngebühr von 25 Euro ist es nicht.
Rücklastschriftgebühren sind der Ersatz eines konkreten Schadens: die Gebühr, die die Bank dem Verein berechnet. Sie ist deshalb der Betrag, den man belegen kann.
Verzugszinsen sind rechtlich möglich, im Verein aber selten sinnvoll — der Aufwand übersteigt den Betrag.
Wichtig: Die erste Mahnung setzt den Schuldner in Verzug, wenn er es nicht schon durch ein kalendermäßig bestimmtes Fälligkeitsdatum ist. Deshalb enthält eine gute erste Mahnung keine Gebühr.
Das ist eine Einordnung aus der Vereinspraxis und keine Rechtsberatung.
Ton und Reihenfolge
Die Reihenfolge, die in Vereinen funktioniert:
- Zahlungserinnerung, ohne Gebühr, ohne Drohung. Formulierung: „vermutlich übersehen“. In der Praxis erledigen sich hier zwei Drittel der Fälle.
- Erste Mahnung, mit Frist und ggf. Gebühr.
- Zweite Mahnung, mit Hinweis auf die Folgen nach Satzung.
- Persönlicher Kontakt. Anruf oder Gespräch. Bei kleinen Vereinen sogar vor Stufe 2.
- Satzungsmäßige Folge — Ausschluss oder Sperre der Teilnahme, wenn die Satzung das vorsieht.
Der vierte Punkt fehlt in fast allen automatisierten Mahnwesen und ist der wirksamste. Ein Anruf klärt, ob jemand nicht zahlen kann oder nicht zahlen will — und das sind zwei völlig verschiedene Fälle.
Für den ersten gibt es Ratenzahlung plus Mahnstopp. Für den zweiten die Satzung.
Textbausteine, die man einmal schreibt
Die Texte der Mahnschreiben stehen in den Mahnstufen und dürfen Platzhalter der Dokumentvorlage verwenden — Name, Betrag, Nummer, Frist. Ist kein Text hinterlegt, greift der Mahnungstext aus der Vorlage.
Der Aufwand liegt einmalig bei einer halben Stunde. Danach ist jede Mahnung ein Klick und klingt gleich — was ein Vorteil ist: Mahnungen, die je nach Verfasser unterschiedlich streng klingen, führen zu Diskussionen über Gleichbehandlung.
Wenn nichts hilft
Bleibt eine Forderung offen, gibt es drei Wege:
- Gerichtliches Mahnverfahren. Kostengünstig, aber Aufwand. Bei Jahresbeiträgen im zweistelligen Bereich selten wirtschaftlich.
- Ausschluss nach Satzung. Prüfen, was die Satzung fordert — meist eine Fristsetzung und einen Vorstandsbeschluss. Der Beschluss gehört ins Protokoll.
- Ausbuchen. Als Vorstandsentscheidung, dokumentiert, über Gutschrift oder Storno.
Wichtig ist nur, dass eine Entscheidung getroffen wird. Der schlechteste Zustand ist der, in dem seit drei Jahren derselbe Posten in der Liste steht und niemand weiß, was damit passieren soll.
Häufige Fragen
Darf ein Verein Mahngebühren verlangen?
Wenn Satzung oder Beitragsordnung es vorsehen und die Gebühr sich am tatsächlichen Aufwand orientiert. Rücklastschriftgebühren als Ersatz der Bankgebühr sind unproblematisch, weil belegbar.
Wie viele Mahnungen sind üblich?
Eine Zahlungserinnerung und ein bis zwei Mahnungen. Mehr als drei Stufen erhöhen nicht die Zahlungsquote, sondern nur den Aufwand — ab da hilft der persönliche Kontakt.
Kann man ein Mitglied wegen Beitragsschulden ausschließen?
In der Regel ja, wenn die Satzung das vorsieht und das dort geregelte Verfahren eingehalten wird — meist Fristsetzung, Anhörung und Vorstandsbeschluss. Ohne Satzungsgrundlage ist ein Ausschluss angreifbar.
Was passiert mit dem Mahnlauf, wenn nichts zu mahnen ist?
Er meldet, dass nichts zu mahnen war, und erzeugt keine Schreiben. Das ist der Normalfall in einem Verein mit funktionierendem Lastschrifteinzug.