Vereinspraxis
Kontenrahmen, Geschäftsjahr und Steuersätze einrichten
Die Buchhaltungseinstellungen sind die Seite, die man einmal ausfüllt und danach fast nie wieder öffnet. Genau deshalb lohnt es, sie einmal richtig auszufüllen: Jede Nachlässigkeit hier zieht sich durch jede Buchung und jede Auswertung des Jahres.
Der Kontenrahmen
Ein Kontenrahmen ist die Liste der Buchungskonten — die Schubladen, in die Buchungen sortiert werden. Ohne ihn läuft nichts: Die Buchungsmaske sagt dann „Noch kein Kontenrahmen eingerichtet“.
Zwei Wege:
Vorlage installieren. Der schnellere Weg. Vereine arbeiten häufig mit dem SKR 42 — einem Kontenrahmen, der auf gemeinnützige Organisationen zugeschnitten ist und die vier Sphären bereits abbildet. Wer einen Steuerberater hat, sollte diesen Rahmen mit ihm abstimmen, weil er den DATEV-Export bestimmt.
Selbst anlegen. Für kleine Vereine ohne Berater vertretbar. Dann sollten es wenige, klar benannte Konten sein — 20 gute Konten sind besser als 200 aus einer Vorlage, von denen niemand weiß, wofür sie da sind.
Jedes Konto trägt Nummer, Bezeichnung, Kontoart und Sphäre. Die Sphäre am Konto ist die wichtigste Einstellung dieser Seite: Sie belegt bei jeder Buchung vor, in welchen Bereich sie fällt. Damit trifft man die Entscheidung einmal je Konto statt 600-mal je Buchung.
Eine Warnung erscheint bei Buchungskonten ohne Zuordnung — sie sind der Grund, warum Sphärenauswertungen später nicht aufgehen.
Konten, an denen Buchungen hängen
Ein Konto mit Buchungen lässt sich nicht löschen, nur deaktivieren. Das ist keine Willkür: Eine gelöschte Kontobezeichnung macht alte Buchungen unlesbar, und die Buchführung muss über Jahre nachvollziehbar bleiben.
Deaktivierte Konten verschwinden aus der Auswahl und bleiben in Auswertungen sichtbar. Der übliche Anlass ist eine Umstellung des Kontenrahmens: Die alten Konten laufen aus, die neuen laufen an.
Geschäftsjahr
Beginn nach Monat und Tag. Auswertungen und Budgets folgen dieser Grenze.
Der Regelfall ist der 1. Januar. Abweichende Geschäftsjahre kommen bei Sportvereinen vor, deren Saison nicht dem Kalenderjahr folgt — etwa Beginn am 1. Juli. Das ist zulässig und muss zur Satzung passen; die Satzung bestimmt das Geschäftsjahr.
Wichtig: Diese Einstellung nach dem ersten Jahr zu ändern, verschiebt alle Auswertungen. Wer unsicher ist, klärt es vor der ersten Buchung.
Abteilungen und Projekte
Auf derselben Seite stehen die Kostenstellen: Abteilungen und Projekte, nach denen Buchungen gegliedert werden. Abteilungen sind dauerhaft und in der Regel identisch mit den Abteilungen des Vereins; Projekte sind zeitlich begrenzt.
Eine Abteilung mit Buchungen kann nur zeitlich beendet werden, nicht entfernt — dieselbe Logik wie bei den Konten. Beim Beenden wird nach einer Begründung gefragt, und die steht danach im Änderungsprotokoll.
Steuersätze
Welche Sätze in Rechnungen und Belegen zur Wahl stehen, wird hier gepflegt: Prozentsatz, Buchungskonto, Gültig ab und ein Standardsatz für Rechnungen.
Für die meisten Vereine sind drei Einträge ausreichend:
| Satz | Wofür |
|---|---|
| 0 % | Beiträge, Spenden, steuerfreie Leistungen im ideellen Bereich |
| 7 % | Zweckbetrieb, ermäßigte Umsätze |
| 19 % | Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Werbung, Verkauf |
Das Feld Gültig ab ist der Grund, warum diese Struktur nicht bei jeder Steuersatzänderung zerbricht: Alte Rechnungen behalten ihren Satz, neue bekommen den neuen. Ein Satz, auf den Buchungen gebucht sind, lässt sich nur zeitlich beenden.
Das ist eine Einordnung aus der Vereinspraxis und keine Rechtsberatung. Ob und in welcher Höhe der Verein Umsatzsteuer ausweist, klärt der Steuerberater.
Festschreibung
Ein Datum, bis zu dem einschließlich festgeschrieben ist. Buchungen mit einem Datum in diesem Zeitraum werden abgewiesen.
Der Anlass ist die Kassenprüfung: Nach dem Bericht wird der geprüfte Zeitraum geschlossen. Eine geprüfte Kasse, in die weiter gebucht wird, ist nicht mehr die geprüfte Kasse.
Die Festschreibung aufzuheben ist möglich und ausdrücklich unbequem — „Das Festschreibungsdatum zurückzusetzen öffnet abgeschlossene Bücher wieder.“ Der Vorgang wird protokolliert. Wer nachträglich korrigieren muss, sollte stattdessen eine Korrekturbuchung im offenen Zeitraum erfassen.
Die Reihenfolge beim Einrichten
- Geschäftsjahr festlegen.
- Kontenrahmen installieren oder anlegen, Sphären an den Konten setzen.
- Steuersätze pflegen, Standard für Rechnungen setzen.
- Abteilungen und Projekte anlegen.
- Bankkonten in Eingaben & Ausgaben mit Startsaldo anlegen.
- Erste Buchung.
Wer diese Reihenfolge einhält, muss nichts nacharbeiten. Wer bei Punkt 6 anfängt, kontiert später 200 Buchungen nach.
Häufige Fragen
Was ist der SKR 42?
Ein Standardkontenrahmen für gemeinnützige Organisationen. Er bildet die vier Sphären eines Vereins ab und ist bei Steuerberatern verbreitet — deshalb die naheliegende Wahl, wenn ein Berater beteiligt ist.
Muss das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entsprechen?
Nein. Es muss der Satzung entsprechen. Ein abweichendes Geschäftsjahr, etwa ab 1. Juli, ist zulässig und bei saisonabhängigen Vereinen üblich. Nachträglich zu ändern ist es aufwendig.
Kann ich ein Buchungskonto löschen?
Nur solange keine Buchungen daran hängen. Danach lässt es sich deaktivieren: Es verschwindet aus der Auswahl und bleibt in Auswertungen lesbar.
Welche Steuersätze braucht ein Verein?
Meist 0 %, 7 % und 19 %. Entscheidend ist das Feld „Gültig ab“, damit alte Belege ihren Satz behalten. Welcher Satz auf welche Leistung gehört, ist eine Frage an den Steuerberater.