Vereinspraxis
Mitgliederverwaltung: Stammdaten, Lizenzen und der Weg vom Zettel zur Liste
Die Mitgliederliste ist die Datei, an der man das Alter einer Vereinsverwaltung ablesen kann. Es gibt sie in drei Zuständen: als Ordner im Schrank des Kassenwarts, als Tabelle mit 40 Spalten, von der drei Versionen im Umlauf sind, oder als eine Liste, die alle sehen und in der jeder Eintritt nur einmal passiert. Diese Seite handelt vom dritten Zustand.
Was in eine Mitgliederliste gehört
Es ist verlockend, alles zu erfassen, was jemals gefragt werden könnte. Genau das macht die Liste unbrauchbar: Felder, die niemand füllt, sehen aus wie fehlende Daten. Der belastbare Kern ist überschaubar.
- Name, Anschrift, Geburtsdatum. Das Geburtsdatum ist keine Neugier — es entscheidet über Beitragsgruppen, Altersklassen und Übergänge von Jugend zu Erwachsenen.
- Mitgliedsnummer. Sie ist die Klammer zu Rechnungen, Mandaten und Nachweisen. Methacore vergibt sie auf Wunsch automatisch nach einem festen Muster.
- Eintritt und, wenn es ihn gibt, Austritt. Ohne Eintrittsdatum gibt es keine Jubiläen und keine anteilige Beitragsberechnung.
- Beitragsgruppe. Sie sagt, was das Mitglied zahlt, und ist damit die Verbindung zum Beitragslauf.
- Erreichbarkeit. E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Eine Liste ohne belastbare Adressen ist eine Liste, die im Ernstfall niemanden erreicht.
Alles darüber hinaus gehört an die Stelle, wo es gebraucht wird — Trainingsgruppen zur Gruppe, Notfallkontakte an das Mitglied, Bankverbindung ans SEPA-Mandat.
Was der Datenschutz dazu sagt
Die Grundlage für die Mitgliederverwaltung ist in der Regel die Erfüllung des Mitgliedsvertrags. Das trägt weit, aber nicht beliebig weit. Drei Regeln aus der Praxis:
- Zweckbindung. Daten, die für die Mitgliedschaft erhoben wurden, sind nicht automatisch für den Sponsorennewsletter frei.
- Datenminimierung. Die Frage ist nicht „darf ich?“, sondern „brauche ich?“. Ein Beruf im Mitgliedsstammblatt braucht eine Begründung.
- Löschen. Ausgetretene Mitglieder bleiben nicht unbegrenzt stehen. Steuerliche Aufbewahrungspflichten für Belege und die Personendaten sind zwei verschiedene Dinge — dafür gibt es die Aufbewahrung.
Das ist eine Einordnung aus der Vereinspraxis und keine Rechtsberatung. Bei Zweifeln hilft der Landessportbund oder die Datenschutzaufsicht des Landes.
Der Import: einmal richtig statt dreimal halb
Fast jeder Verein startet mit einer bestehenden Liste. Der Import aus einer CSV-Datei ist deshalb der erste Berührungspunkt — und der Moment, in dem sich entscheidet, ob die Daten später tragen.
Was sich vorher lohnt:
- Eine Spalte pro Information. „Müller, Anna (Jugend)“ in einer Zelle wird zu einem Datensatz, der später von Hand aufgeteilt werden muss.
- Datumsformate einheitlich. Gemischte Schreibweisen sind die häufigste Ursache für Mitglieder mit Geburtsdatum im Jahr 1900.
- Beitragsgruppen vorher anlegen. Ein Import, der auf eine nicht existierende Gruppe zeigt, lässt die Zuordnung leer — und der erste Beitragslauf übergeht das Mitglied stillschweigend.
- Doppelte suchen. Zwei Datensätze derselben Person sind später zwei Rechnungen und zwei Mahnungen.
Nach dem Import zeigt die Prüfung, was unvollständig oder unplausibel ist — mit Vorschlägen, die man einzeln annehmen kann.
Listen, die man wirklich benutzt
Eine Mitgliederliste mit 600 Zeilen ist nur nützlich, wenn man Teilmengen bilden kann. In Methacore geschieht das über drei Werkzeuge, die zusammenarbeiten:
- Filter auf Status, Beitragsgruppe, Abteilung, Trainingsgruppe, Eintritt oder Austritt. Gespeicherte Filter überleben den Seitenwechsel.
- Spaltenauswahl. Wer Beiträge prüft, braucht andere Spalten als wer Trainingsgruppen einteilt. Die Auswahl bleibt pro Benutzer erhalten.
- Massenaktionen. Beitragsgruppe wechseln, Gruppen zuordnen, Austritt eintragen — für die Auswahl auf einmal statt 40-mal einzeln.
Und der Export: XLSX für Weiterarbeit, CSV für Excel für Systeme, die darauf bestehen, PDF für die Liste, die tatsächlich auf Papier gebraucht wird — bei einer Verbandsmeldung oder in der Mitgliederversammlung.
Personen und Firmen
Ein Verein hat selten nur Personen in der Liste. Fördermitglieder sind Firmen, Sponsoren sind Firmen, und der örtliche Handwerksbetrieb, der jährlich zahlt, ist keine Person mit Geburtsdatum. Methacore trennt deshalb Person und Firma: bei der Firma tritt der Firmenname an die Stelle von Vor- und Nachname, das Geburtsdatum entfällt, die Rechnungsanschrift bleibt.
Wer nur gelegentlich Post bekommt, aber kein Mitglied ist, gehört nicht in die Mitgliederliste, sondern ins Adressbuch. Von dort lässt sich eine Adresse zum Mitglied heraufstufen, wenn aus dem Kontakt eine Mitgliedschaft wird.
Lizenzen: was sie sind und wer eine belegt
Methacore rechnet nicht nach Vereinsgröße, sondern nach Zugängen. Eine Lizenz gehört zu einem Mitglied, das die App tatsächlich benutzt. Wer nur in der Verwaltung geführt wird, belegt keine.
Praktisch heißt das:
- Die Liste zeigt pro Mitglied, ob eine Lizenz zugewiesen ist.
- Freie Lizenzen und Lizenzen insgesamt stehen im Kopf der Seite.
- Lizenzen lassen sich zuweisen und wieder freigeben — etwa nach einem Austritt.
- Ein Lizenzschlüssel wird einmal eingelöst und ist danach verbraucht.
Der Effekt: Ein Verein mit 800 Mitgliedern, von denen 200 die App nutzen, zahlt für 200. Und niemand zahlt dafür, dass alte Datensätze im System stehen.
Häufige Fragen
Welche Daten darf ein Verein von seinen Mitgliedern speichern?
Alles, was er für die Mitgliedschaft, die Beitragserhebung und die Vereinszwecke braucht — Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Beitragsdaten. Darüber hinaus wird es begründungspflichtig. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt und gehören nur dorthin, wo sie zwingend nötig sind, etwa als freiwillige Angabe zu einem Notfallkontakt.
Wie bekomme ich meine bestehende Mitgliederliste in die App?
Über den CSV-Import auf der Mitgliederseite. Sinnvoll ist, vorher Beitragsgruppen und Nummernkreise einzurichten und die Datei so aufzuräumen, dass jede Information in ihrer eigenen Spalte steht. Nach dem Import lohnt ein Durchgang durch die Prüfung.
Was ist eine Lizenz und wer belegt eine?
Eine Lizenz ist der App-Zugang eines Mitglieds. Nur Mitglieder mit Zugang belegen eine. Verwaltete Mitglieder ohne App kosten nichts. Wird eine Lizenz freigegeben, steht sie sofort wieder zur Verfügung.
Können auch Firmen Mitglied sein?
Ja. Beim Anlegen wählt man Firma statt Person; dann tritt der Firmenname an die Stelle des Namens und das Geburtsdatum entfällt. Für Kontakte, die kein Mitglied sind, ist das Adressbuch der richtige Ort.