Vereinspraxis
Plan wechseln: Testphase, Free und Standard
Vereinssoftware wird üblicherweise nach Mitgliederzahl abgerechnet. Das klingt fair und ist es nicht: Ein Verein mit 800 Mitgliedern, von denen 150 die App benutzen, zahlt dann für 800 — einschließlich der Karteileichen, der Fördermitglieder und der Ehrenmitglieder, die seit 20 Jahren nichts mehr mit dem Verein zu tun haben außer der Zugehörigkeit.
Methacore rechnet stattdessen nach genutzten Zugängen: 0,12 € pro Monat je zehn Benutzer.
Die drei Zustände
| Plan | Wofür |
|---|---|
| Testphase | Zum Ausprobieren, mit vollem Funktionsumfang. |
| Free | Der dauerhaft kostenlose Umfang. |
| Standard | Der vollständige Umfang für den laufenden Betrieb. |
Der Wechsel geschieht auf dieser Seite und wirkt sofort — der neue Plan ist nach der Bestätigung aktiv.
Was eine Lizenz ist
Der Begriff, an dem die Abrechnung hängt: Eine Lizenz ist der App-Zugang eines Mitglieds.
- Ein Mitglied, das in der Verwaltung geführt wird, aber die App nicht benutzt, belegt keine Lizenz.
- Ein Mitglied mit App-Zugang belegt eine.
- Wird eine Mitgliedschaft beendet, wird die Lizenz frei und kann neu zugewiesen werden.
- Adressen im Adressbuch belegen keine Lizenz.
Die Mitgliederliste zeigt freie und belegte Lizenzen im Kopf. Damit ist die Frage „was kostet uns das im nächsten Jahr?“ nachprüfbar und nicht eine Hochrechnung.
Was sich am Umstieg entscheidet
Bevor ein Verein umstellt, lohnen vier Prüfungen — nicht wegen des Preises, sondern wegen des Aufwands:
1. Wer nutzt die App tatsächlich? Bei den meisten Vereinen sind es zwischen 20 und 40 Prozent der Mitglieder, mit deutlich höherem Anteil bei jüngeren Gruppen und bei Eltern.
2. Welche Bereiche werden gebraucht? Ein Verein, der Beiträge und Termine verwaltet, braucht anderes als einer, der Kurse verkauft und Wettkämpfe organisiert.
3. Was passiert mit den Altdaten? Der Import und die anschließende Prüfung sind der Teil, der Zeit kostet — nicht die Software.
4. Wer macht es? Der häufigste Grund, warum Umstellungen scheitern, ist nicht Technik, sondern dass niemand benannt wurde.
Die Testphase richtig nutzen
Die Testphase ist nicht dazu da, Menüs anzusehen. Sie ist dazu da, einen vollständigen Vorgang durchzuspielen. Der Vorschlag:
- 20 echte Mitglieder importieren, nicht Testdaten.
- Eine Beitragsgruppe mit dem echten Beitrag anlegen.
- Einen Beitragslauf als Testlauf ausführen und die Summe prüfen.
- Eine Rechnung ansehen — kommt die Dokumentvorlage so, wie der Verein aussieht?
- Einen Termin anlegen und im Kalender abonnieren.
- Einen Serienbrief als Testversand an sich selbst schicken.
Wer diese sechs Schritte macht, weiß nach zwei Stunden, ob die Software passt. Wer nur klickt, weiß es nach zwei Wochen nicht.
Was am Ende der Testphase passiert
Die Testphase endet, und der Verein entscheidet: Free oder Standard. Die Daten bleiben — es gibt keinen Zustand, in dem eine Umstellung Datenverlust bedeutet.
Wer sich nicht entscheidet, landet im eingeschränkten Umfang. Das ist unangenehm, wenn mitten in einem Beitragslauf umgestellt wird; deshalb ist die Entscheidung besser vorher zu treffen als danach.
Der ehrliche Teil: was Software nicht löst
Eine Vereinsverwaltung wird nicht dadurch besser, dass sie in einer App liegt. Drei Dinge bleiben Arbeit:
- Datenpflege. Falsche Adressen bleiben falsch, bis jemand sie korrigiert. Der Unterschied ist, dass Mitglieder das im Mitgliederbereich selbst tun können.
- Entscheidungen. Ob ein Beitrag anteilig berechnet wird, ob gemahnt wird, wie lange Daten aufbewahrt werden — das entscheidet der Verein, nicht die Software.
- Zuständigkeit. Ein Verein ohne benannte Verwaltung hat auch mit Software keine.
Was Software löst: die Wiederholung. Der Beitragslauf, der zwei Abende gekostet hat, kostet zehn Minuten. Das ist der Unterschied, um den es geht.
Häufige Fragen
Was kostet Methacore einen Verein?
0,12 € pro Monat je zehn Benutzer — gerechnet auf die Zugänge, die tatsächlich genutzt werden, nicht auf die Mitgliederzahl. Ein Verein mit 200 App-Nutzern zahlt für 200.
Was passiert am Ende der Testphase?
Der Verein wechselt auf Free oder Standard. Die Daten bleiben in jedem Fall erhalten. Die Entscheidung sollte vor dem Ende getroffen werden, nicht mitten in einem laufenden Vorgang.
Zahlt der Verein für verwaltete Mitglieder ohne App?
Nein. Nur Zugänge, die genutzt werden, belegen eine Lizenz. Wer nur in der Verwaltung geführt wird — Fördermitglieder, Ehrenmitglieder, Karteibestände —, kostet nichts.
Kann ein Verein zurückwechseln?
Ja, der Plan ist wechselbar. Datenverlust entsteht dabei nicht; es ändert sich der verfügbare Funktionsumfang.