Vereinspraxis
Adressgruppen: Verteiler für Sponsoren, Presse und Ehemalige
Jeder Verein hat Verteiler, und fast keiner hat sie im System. Sie liegen als Empfängerlisten in alten E-Mails, als Gruppe im privaten Mailprogramm des Vorsitzenden oder als Zettel im Ordner „Sponsoring“. Beim nächsten Wechsel im Vorstand fangen sie bei Null an.
Adressgruppen sind der Ort, an dem ein Verteiler ein Zustand des Vereins wird und nicht der Besitz einer Person.
Was eine Adressgruppe trägt
- Code — kurz und eindeutig, etwa
SPONSOR. Er ist die Kennung. - Name — so steht die Gruppe in der Liste.
- Beschreibung — wofür sie da ist. Der Satz, der beim nächsten Wechsel erklärt, was das soll.
- Farbe — das Etikett in der Liste.
- Zuordnungen — welche Adressen dazugehören.
Code und Name sind beides Pflicht, und das ist sinnvoll: Der Code bleibt stabil, der Name kann sich ändern.
Welche Gruppen ein Verein braucht
Fünf bis acht reichen. Mehr bedeutet, dass niemand mehr weiß, wo eine Adresse hingehört.
| Code | Wofür |
|---|---|
SPONSOR | Firmen, die Geld oder Sachleistungen geben |
PRESSE | Lokalredaktionen, Sportredaktionen |
VERBAND | Kreis-, Landes- und Fachverbände |
EHEMALIGE | ausgetretene Mitglieder mit Einwilligung |
EHRENMITGLIED | Ehrenmitglieder, für Einladungen |
KOMMUNE | Sportamt, Bauamt, Hausmeisterei |
PARTNER | Schulen, Kitas, Kooperationsvereine |
Der letzte ist der unterschätzte: Kooperationen mit Schulen und Kitas sind für viele Vereine die wichtigste Quelle neuer Mitglieder, und die Ansprechpartner wechseln häufiger als im Verein.
Zuordnen in Massen
Adressen lassen sich einzeln oder für eine Auswahl auf einmal zuordnen und entfernen — über das Adressbuch. Beim Aufbau eines Verteilers aus 80 Adressen ist das der Unterschied zwischen zehn Minuten und einem Abend.
Praktischer Ablauf beim Erstaufbau:
- Alle Adressen ins Adressbuch bringen — auch die aus alten Mails.
- Gruppen anlegen.
- Adressbuch nach Kriterien filtern, Auswahl zuordnen.
- Beim Serienbrief prüfen, wer keine Anschrift oder E-Mail-Adresse hat.
Schritt 4 ist der Moment, in dem die Verteiler tatsächlich brauchbar werden — vorher sind sie eine Hoffnung.
Der eigentliche Zweck: Serienbrief
Der Serienbrief wählt seine Empfänger über Adressgruppen. Damit ist der Presseverteiler nicht mehr eine Liste in einer E-Mail, sondern ein Empfängerkreis, den man auswählt.
Typische Anwendungen:
- Presse vor jedem Turnier und nach jedem Erfolg.
- Sponsoren zum Jahresbericht und zur Verlängerung.
- Ehemalige zur Jubiläumsfeier — der wirksamste Anlass für diesen Verteiler.
- Verbände zu Meldungen und Anträgen.
Ehemalige: der Fall mit dem Datenschutzproblem
Der Verteiler EHEMALIGE ist der attraktivste und der heikelste. Für ein 100-jähriges Jubiläum ist er unbezahlbar; datenschutzrechtlich ist er der Fall, den man am häufigsten falsch macht.
Nach dem Austritt endet die Grundlage „Erfüllung des Mitgliedsvertrags“. Wer weiter angeschrieben werden soll, braucht eine Einwilligung — am besten beim Austritt eingeholt, mit einer Widerrufsmöglichkeit.
Praktisch heißt das: Bei der Bestätigung einer Kündigung fragen, ob die Person weiter Vereinsnachrichten erhalten möchte. Wer zustimmt, kommt in die Gruppe. Wer nicht, wird nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.
Ein Verteiler mit 400 Ehemaligen ohne dokumentierte Einwilligungen ist kein Vermögenswert, sondern ein Risiko.
Das ist eine Einordnung aus der Vereinspraxis und keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Wie viele Adressgruppen sind sinnvoll?
Fünf bis acht. Bei mehr wird die Zuordnung uneinheitlich, weil niemand mehr weiß, wohin eine neue Adresse gehört. Lieber wenige Gruppen mit guter Beschreibung.
Was gehört in den Code einer Gruppe?
Eine kurze, eindeutige Kennung in Großbuchstaben — SPONSOR, PRESSE. Der Code bleibt stabil, auch wenn der Name sich ändert.
Darf ich ehemalige Mitglieder anschreiben?
Nur mit Einwilligung. Nach dem Austritt entfällt die Grundlage aus dem Mitgliedsverhältnis. Am einfachsten fragt man beim Austritt — dann ist die Einwilligung dokumentiert und widerruflich.
Kann eine Adresse in mehreren Gruppen sein?
Ja, und das ist der Normalfall: Der Getränkehändler ist Sponsor und Ehemaliger. Beim Versand an mehrere Gruppen erhält jeder Empfänger die Post einmal.