Vereinspraxis
Offene Posten: Zahlungen buchen, Teilzahlungen, Mahnstopp
Die Liste der unbezahlten Beiträge ist die unangenehmste Liste im Verein. Sie enthält Namen, die man kennt. Sie enthält Fälle, bei denen man weiß, warum nicht gezahlt wurde. Und sie enthält, in fast jedem Verein, mindestens einen Posten aus dem Vorjahr, über den nie entschieden wurde.
Deshalb ist der wichtigste Effekt dieser Seite nicht das Buchen von Zahlungen. Es ist die Sichtbarkeit: Alle Rechnungen, die nicht vollständig bezahlt sind, an einer Stelle, mit Tagen Überfälligkeit.
Was die Liste zeigt
Pro Posten: Nummer, Mitglied, Datum, Fälligkeit, Gesamtbetrag, bezahlt, offen, Tage überfällig, Status und Beitragsgruppe. Filter und Spaltenauswahl bleiben gespeichert — die Liste, mit der man arbeitet, ist selten die Standardliste.
Der nützlichste Filter ist der auf Tage überfällig. Er trennt die drei Fälle, die verschieden behandelt werden müssen: noch nicht eingezogen, einmal danebengegangen und seit acht Monaten offen.
Zahlung buchen
Eine Zahlung wird mit Datum und Betrag erfasst. Zwei Dinge sind dabei wichtig:
- Ohne Betrag lässt sich keine Zahlung buchen. Klingt selbstverständlich, ist die häufigste Fehlermeldung.
- Weniger als der offene Betrag ist eine Teilzahlung. Der Posten bleibt offen, mit reduziertem Restbetrag. Er verschwindet nicht aus der Liste, und das ist der Sinn.
Ist der Betrag vollständig, gilt die Rechnung als bezahlt. Eine falsch gebuchte Zahlung lässt sich entfernen; die Rechnung ist danach wieder offen.
Der Regelfall ist übrigens nicht das Buchen von Hand: Beitragszahlungen entstehen über Lastschrifteinzug und Zahlungsabgleich. Von Hand bucht man Barzahlungen und Sonderfälle.
Teilzahlungen: warum man sie zulassen sollte
Ein Mitglied, das den Jahresbeitrag nicht in einer Summe zahlen kann, zahlt in drei Raten — oder es kündigt. Vereine, die Teilzahlungen technisch nicht abbilden können, behandeln solche Fälle als „offen“ und mahnen weiter, obwohl gezahlt wird. Das ist der schnellste Weg, ein zahlungswilliges Mitglied zu verlieren.
Mit erfassten Teilzahlungen bleibt der Restbetrag sichtbar, die Mahnung bezieht sich auf den Rest, und die Absprache ist dokumentiert — nachvollziehbar auch für den Nachfolger im Amt.
Rücklastschrift erfassen
Kommt ein Einzug zurück, wird die Rücklastschrift mit Datum der Rückgabe und Rückgabegrund erfasst. Ohne Grund geht es nicht, und dafür gibt es einen guten Grund: Der Grund entscheidet, ob das Mandat gültig bleibt.
| Rückgabegrund | Folge |
|---|---|
| Konto nicht gedeckt | Mandat bleibt. Erneuter Einzug später möglich. |
| Konto existiert nicht | Neue Bankverbindung nötig. |
| Widerspruch des Zahlungspflichtigen | Mandat ist in Frage gestellt — klären, bevor erneut eingezogen wird. |
| Mandat widerrufen | Mandat ist beendet. Weiterer Einzug wäre unzulässig. |
Dazu kommt die Bankgebühr. Sie kann erfasst und — wenn die Beitragsordnung das vorsieht — weitergegeben werden. Der hinterlegte Wert aus den Mahnstufen greift, wenn kein eigener Betrag angegeben wird; die tatsächliche Gebühr sticht den Vorgabewert.
Die Rechnung ist nach einer Rücklastschrift wieder offen. Das ist keine Kosmetik: Sie gehört in die Liste, bis sie bezahlt ist.
Mahnstopp: der Schalter für Menschen
Ein Mahnstopp nimmt eine einzelne Rechnung aus dem Mahnwesen heraus — mit Notiz.
Das ist die Funktion, die eine Vereinsverwaltung von einem Inkassosystem unterscheidet. Die Fälle, in denen man sie braucht:
- Ratenzahlung vereinbart.
- Das Mitglied ist im Krankenhaus.
- Ein Todesfall in der Familie, die Erbenlage ist unklar.
- Der Verein hat selbst einen Fehler gemacht und klärt noch.
- Eine Beitragsbefreiung ist beantragt, aber nicht beschlossen.
Ohne Mahnstopp gehen in all diesen Fällen automatische Mahnungen raus. Der Schaden ist dann größer als der offene Betrag.
Der Mahnstopp ist sichtbar („Diese Rechnung wird nicht gemahnt.“) und lässt sich aufheben. Die Notiz ist der Grund, warum der Nachfolger versteht, was hier passiert ist.
Mahnschreiben aus der Liste
Für einen ausgewählten Posten lässt sich ein Mahnschreiben erzeugen — aus der Dokumentvorlage, mit der Stufe aus dem Mahnwesen. Für den Massenfall gibt es den Mahnlauf; hier ist der Einzelfall gemeint.
Wann eine Forderung ausgebucht wird
Irgendwann steht die Frage: Kommt das Geld noch? Es gibt keine automatische Antwort, aber eine brauchbare Reihenfolge:
- Mahnstufen ausgeschöpft? Wenn nicht, ist es zu früh.
- Erreichbarkeit geprüft? Ein unbekannt verzogenes Mitglied ist ein anderer Fall als ein zahlungsunwilliges.
- Verhältnis von Betrag und Aufwand. Ein Mahnverfahren für 45 Euro Jahresbeitrag kostet mehr, als es einbringt.
- Beschluss. Das Ausbuchen einer Forderung ist eine Entscheidung des Vorstands, nicht des Kassenwarts allein — und sie gehört ins Sitzungsprotokoll.
Ausgebucht wird über eine Gutschrift oder ein Storno, nicht durch Löschen der Rechnung.
Häufige Fragen
Was ist eine Teilzahlung und wie buche ich sie?
Jede Zahlung unter dem offenen Betrag. Sie wird mit ihrem tatsächlichen Betrag gebucht; die Rechnung bleibt mit dem Rest offen. Damit bleibt der Fall sichtbar und die Absprache nachvollziehbar.
Wann setze ich einen Mahnstopp?
Wenn eine Mahnung sachlich falsch wäre — vereinbarte Raten, Krankheit, Todesfall, laufende Klärung. Mit Notiz, damit der Grund später erkennbar ist.
Bleibt das SEPA-Mandat nach einer Rücklastschrift gültig?
Das entscheidet der Rückgabegrund. Bei fehlender Deckung bleibt es; bei Widerruf oder Widerspruch nicht. Deshalb ist der Grund ein Pflichtfeld.
Wann darf ein Verein eine Forderung abschreiben?
Wenn die Beitreibung erkennbar aussichtslos oder unwirtschaftlich ist. Die Entscheidung gehört in den Vorstand und ins Protokoll; buchhalterisch wird sie über Gutschrift oder Storno abgebildet, nicht durch Löschen.