Vereinspraxis
Rechnungen und Belege: Nummernkreise, Storno und Eigenbelege
Ein Verein schreibt weniger Rechnungen als ein Betrieb, aber er schreibt sie unter schwierigeren Bedingungen: mit wechselnden Ehrenamtlichen, ohne Rechnungswesen-Ausbildung und mit einer Vorlage, die vor Jahren jemand in Word gebaut hat.
Das Ergebnis sind die drei klassischen Fehler: doppelte Rechnungsnummern, gelöschte Rechnungen und Belege, die im Ordner liegen statt am Vorgang.
Was auf eine Rechnung muss
Auch als gemeinnütziger Verein schreibt man Rechnungen, die einer Prüfung standhalten. Der Pflichtteil:
- Vollständiger Name und Anschrift des Vereins und des Empfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr., wenn vorhanden
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Liefer- oder Leistungsdatum — es ist nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Steuerbetrag oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung
Der Hinweis auf die Steuerbefreiung ist der Punkt, an dem Vereinsrechnungen am häufigsten unvollständig sind: Wer nicht ausweist, muss sagen, warum.
Das ist eine Einordnung aus der Vereinspraxis und keine Rechtsberatung. Beim Steuerberater ist diese Frage in zehn Minuten geklärt.
Fortlaufende Nummern kommen aus dem Nummernkreis
Rechnungsnummern werden nicht getippt. Sie kommen aus dem Nummernkreis, mit Präfix, Stellen und Zähler. Das Feld bleibt leer, und die Nummer entsteht beim Speichern.
Der Grund ist nicht Bequemlichkeit: Eine doppelte oder lückenhafte Rechnungsnummernfolge ist ein Prüfungsthema. Bei einer selbst getippten Nummer passiert das nach dem dritten Ausfall in der Nummernfolge unvermeidlich.
Der Belegtyp bestimmt den Nummernkreis und bleibt deshalb nach dem Anlegen fest. Rechnung, Beleg, Angebot und Gutschrift haben getrennte Kreise — das ist Absicht, weil sonst eine Ausgangsrechnung eine Nummer aus derselben Folge wie ein Eigenbeleg bekommt.
Storno statt Löschen
Der wichtigste Satz dieser Seite: Eine ausgestellte Rechnung wird nicht gelöscht, sondern storniert. Das Storno ist ein eigenes Dokument mit eigener Nummer, das auf die Ursprungsrechnung verweist.
Der Grund ist die Nachvollziehbarkeit. Eine Buchführung, aus der Dokumente verschwinden, ist nicht prüfbar — und der häufigste Anfangsverdacht bei einer Kassenprüfung ist eine Lücke in der Nummernfolge.
Löschen bleibt möglich, solange nichts ausgestellt und nichts gebucht ist — der Fall „falsch angelegt, gemerkt, weg damit“.
Angebote: der Weg zur Rechnung
Ein Angebot ist ein Dokument mit Gültigkeit („Gültig bis“, leer für kein Ablauf) und zwei möglichen Enden:
- Umwandeln in eine Rechnung. Positionen wandern mit, die Rechnung bekommt eine Nummer aus ihrem Kreis.
- Ablehnen, wenn daraus nichts wird.
Angebote sind in Vereinen häufiger nützlich als man denkt: für Hallenvermietung, für Ferienfreizeiten, für Sponsoringpakete. Ein Sponsoringpaket, das als Angebot existiert, wird eher zu einer Rechnung als eine Absprache am Telefon.
Belege und Eigenbelege
Neben Ausgangsrechnungen führt der Verein Belege — Einnahmen und Ausgaben, mit Datei. Eine hochgeladene Rechnung des Sportfachhandels ist ein Beleg; der Kassenbon vom Getränkemarkt ebenso.
Der Eigenbeleg ist der Fall, für den es keinen fremden Beleg gibt: Der Übungsleiter hat auf dem Turnier Wasser gekauft und den Bon verloren; die Parkgebühr wurde am Automaten ohne Quittung gezahlt. Ein Eigenbeleg ist zulässig, braucht aber Datum, Betrag, Zweck, Empfänger und die Person, die ihn erstellt.
Wichtig ist das Maß: Eigenbelege sind die Ausnahme. Wenn ein Drittel der Ausgaben über Eigenbelege läuft, ist nicht der Eigenbeleg das Problem, sondern die Belegdisziplin.
Mitgliedschaftsbeiträge und Guthaben
Ein Dokument kann auf das Mitgliedskonto buchen. Damit hängt es an der Person, erscheint in ihren offenen Posten und geht in den Lastschrifteinzug ein.
Gutschriften und Guthaben sind die Gegenrichtung: Wer zu viel gezahlt hat oder eine Rückerstattung bekommt, hat ein Guthaben, das mit der nächsten Forderung verrechnet wird — statt einer Überweisung, die niemand nachhält.
Der Typ eines Dokuments bestimmt auch, wer Empfänger ist und wer Spender. Das ist der Anknüpfungspunkt für Zuwendungsbestätigungen: Eine Spende, die als solche gebucht ist, kann eine Bestätigung nach amtlichem Muster erzeugen. Eine Spende, die als allgemeine Einnahme gebucht ist, nicht.
PDF und Vorlage
Jedes Dokument entsteht als PDF aus der Dokumentvorlage — mit Logo, Adressfenster, Registereintrag und Bankverbindung. Wird die Vorlage geändert, lässt sich ein PDF mit der aktuellen Vorlage neu erstellen.
Praktischer Hinweis: Das ist für bereits versandte Rechnungen keine gute Idee. Ein Dokument, das beim Empfänger anders aussieht als in der Ablage, wirft Fragen auf. Für Vorlagenänderungen gilt: ab dem nächsten Dokument.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Vereinsrechnung stehen?
Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Art und Menge der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Bei Kleinbeträgen gelten Erleichterungen.
Darf ich eine Rechnung löschen?
Sobald sie ausgestellt ist: nein. Dann wird storniert, und das Storno ist ein eigenes Dokument. Löschen ist nur bei nicht ausgestellten, nicht gebuchten Entwürfen sinnvoll.
Wann darf ich einen Eigenbeleg schreiben?
Wenn kein fremder Beleg zu bekommen ist — verlorene Quittung, Automat ohne Ausdruck. Er braucht Datum, Betrag, Zweck, Empfänger und Ausstellerangabe. Als Regelfall ist er nicht gedacht.
Muss ein Verein Umsatzsteuer ausweisen?
Das hängt an der Sphäre der Leistung und an der Frage, ob der Verein Kleinunternehmer ist. Beiträge im ideellen Bereich sind kein umsatzsteuerbarer Vorgang; eine Werbeleistung im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb kann es sein. Die Steuersätze, die zur Wahl stehen, werden in der Buchhaltung eingestellt.