Vereinspraxis
SEPA einrichten: Gläubiger-ID, Vereinskonto und Vorlauffristen
Der Lastschrifteinzug ist für einen Verein die wichtigste Einzelmaßnahme zur Verbesserung der Beitragsquote. Und er ist die Maßnahme, die am häufigsten an einer Formalie hängt: Es fehlt die Gläubiger-Identifikationsnummer, und niemand weiß, wo man sie bekommt.
Diese Seite ist die einmalige Einrichtung. Danach ist der Lastschrifteinzug ein Knopf.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer
Sie identifiziert den Verein als Lastschrifteinreicher, in jeder Lastschrift, gegenüber jeder Bank.
- Wo: Bei der Deutschen Bundesbank, über deren Online-Formular.
- Kosten: keine.
- Dauer: in der Regel wenige Tage.
- Wer beantragt: der Verein, vertreten durch den Vorstand.
- Form:
DE98ZZZ09999999999— Länderkennung, Prüfzahl, GeschäftsbereichskennungZZZund eine laufende Nummer.
Die Nummer ist dauerhaft. Sie ändert sich nicht bei einem Bankwechsel und nicht bei einem Vorstandswechsel. Wer sie eingetragen hat, fasst dieses Feld nie wieder an.
Zusätzlich braucht der Verein eine Inkassovereinbarung mit seiner Bank. Die ist kostenlos, wird aber nicht automatisch mit dem Konto erteilt — ein Anruf beim Kundenberater genügt.
Vereinskonto
Das Konto, auf das eingezogen wird: IBAN und BIC. Es sollte das Konto sein, über das der Verein seinen laufenden Betrieb abwickelt — Rücklastschriften und Gebühren landen dort, und sie sollen dort auffallen.
Vorlauffristen
Zwei Werte, die die Bank vorgibt:
- Vorlauf Erstlastschrift — Tage, die zwischen Einreichung und Fälligkeit liegen müssen, wenn ein Mandat erstmals genutzt wird.
- Vorlauf Folgelastschrift — dasselbe für jeden weiteren Einzug. Kürzer.
Aus diesen Werten rechnet der Lastschriftlauf den frühestmöglichen Ausführungstermin. Wer sie zu knapp einstellt, bekommt Dateien zurück; wer sie zu groß einstellt, zieht später ein als möglich.
Die richtigen Werte stehen in der Inkassovereinbarung oder nennt der Kundenberater. Sie sind institutsabhängig und haben sich über die Jahre verkürzt — ein Wert aus 2014 ist möglicherweise zu konservativ.
Wichtig für den Alltag: Jedes neue Mandat und jede übernommene Bankverbindung erzeugt eine Erstlastschrift. Der Zeitpunkt, zu dem man Kontowechsel übernimmt, verschiebt also möglicherweise den Einzugstermin.
Dateien begrenzen
Zwei Grenzen, die manche Bank verlangt:
- Buchungen je Datei — Höchstzahl der Einzelposten.
- Summe je Datei — Höchstbetrag.
Sind sie gesetzt, erzeugt der Lauf mehrere Dateien. Das ist der Grund, warum ein Beitragseinzug mit 600 Posten manchmal in drei Dateien kommt — nicht ein Fehler, sondern die Vorgabe der Bank.
Beim ersten Einzug empfiehlt sich ohnehin eine kleine Datei: erst zehn Posten einreichen, prüfen, dass die Bank sie annimmt, dann den Rest.
Mandate prüfen
Die Übersicht zeigt den Bestand mit Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig | Mandat vorhanden, IBAN vorhanden, Einzug möglich. |
| Keine IBAN | Mandat ohne Bankverbindung — kein Einzug. |
| Kein Mandat | Mitglied ohne Mandat, muss überweisen. |
| Abgelaufen | Länger nicht genutzt; ein neues Mandat ist nötig. |
| Widerrufen | Mandat beendet. Einzug wäre unzulässig. |
Ein Mandat verfällt, wenn es über einen längeren Zeitraum nicht genutzt wird — üblich sind 36 Monate. Für Vereine mit jährlichem Beitragseinzug ist das kein Thema; für Vereine, die nur bei Bedarf einziehen, schon.
Diese Liste einmal im Jahr durchzusehen — am besten vor dem Beitragslauf — ersetzt eine Reihe von Rücklastschriften.
Die Reihenfolge beim Start
- Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen.
- Inkassovereinbarung mit der Bank abschließen.
- Gläubiger-ID, Vereinskonto und Vorlauffristen hier eintragen.
- Nummernkreis für Mandatsreferenzen prüfen.
- Mandate erfassen — bei neuen Mitgliedern über das Anmeldeformular, bei Bestandsmitgliedern über eine Nachfrageaktion.
- Mit einer kleinen Datei testen.
- Dann der erste vollständige Einzug.
Schritt 5 ist der aufwendige. Bestandsmitglieder um ein Mandat zu bitten ist ein Serienbrief mit Rücklauf über Wochen. Der Aufwand fällt einmal an; danach kommt jedes neue Mandat mit dem Beitritt.
Häufige Fragen
Wo beantrage ich die Gläubiger-Identifikationsnummer?
Bei der Deutschen Bundesbank, online, kostenlos. Antragsteller ist der Verein, vertreten durch den Vorstand. Die Bearbeitung dauert üblicherweise wenige Tage.
Wie sieht eine Gläubiger-ID aus?
Nach dem Muster DE98ZZZ09999999999: Länderkennung, zweistellige Prüfzahl, Geschäftsbereichskennung und eine laufende Nummer. Sie ist dauerhaft und bankunabhängig.
Was sind Vorlauffristen und wer bestimmt sie?
Die Zeit, die zwischen Einreichung der Datei und dem Fälligkeitstag liegen muss. Sie werden von der Bank vorgegeben und unterscheiden sich zwischen Erst- und Folgelastschriften. Der Lauf rechnet daraus den frühesten Termin.
Was bedeutet ein abgelaufenes Mandat?
Es wurde über einen längeren Zeitraum — üblich 36 Monate — nicht genutzt und ist verfallen. Für einen erneuten Einzug braucht der Verein ein neues Mandat.