Vereinspraxis
DATEV-Export: Buchungen an den Steuerberater übergeben
Vereine, die einen Steuerberater haben, kennen zwei Übergabeformen. In der ersten bekommt der Berater einen Ordner mit Kontoauszügen und Belegen und tippt alles ein — auf Stundenbasis. In der zweiten bekommt er eine Datei, liest sie ein und arbeitet mit dem Ergebnis.
Der Unterschied ist eine dreistellige Summe pro Jahr, manchmal eine vierstellige.
Was der Export ist
Eine Datei im DATEV-Format mit den Buchungen eines Zeitraums, wie sie in Eingaben & Ausgaben erfasst wurden. Der Berater liest sie in seine Kanzleisoftware ein.
Notwendig sind dafür drei Dinge, die man einmal einträgt:
- Beraternummer — vom Steuerberater vergeben, identifiziert die Kanzlei.
- Mandantennummer — die Nummer des Vereins beim Berater.
- Kontenrahmen in der Buchhaltung, abgestimmt mit dem Berater.
Diese drei Angaben besorgt man mit einer einzigen E-Mail an die Kanzlei. Wer sie schätzt, produziert eine Datei, die nicht einlesbar ist.
Sammeldebitoren und Sammelkreditoren
Der Teil, der Erklärung braucht. In der Buchhaltung hat jeder Geschäftspartner theoretisch ein eigenes Personenkonto — jedes Mitglied ein Debitorenkonto, jeder Lieferant ein Kreditorenkonto.
Für einen Verein mit 600 Mitgliedern ist das unpraktisch und meist unnötig: Die Beitragsforderungen werden im Verein selbst verwaltet, in den offenen Posten. Der Berater braucht die Summe, nicht 600 Konten.
Deshalb:
- Sammeldebitoren — ein Konto für Einnahmen ohne eigenes Personenkonto.
- Sammelkreditoren — dasselbe für Ausgaben.
Welche Nummern das sind, sagt der Berater. Sie hängen am verwendeten Kontenrahmen — Vereine arbeiten häufig mit dem SKR 42, der auf gemeinnützige Organisationen zugeschnitten ist und die Sphärentrennung bereits abbildet.
Bankkonten zuordnen
Jedes Bankkonto des Vereins braucht ein Sachkonto im Kontenrahmen. Ohne Zuordnung weiß die Datei nicht, über welches Konto eine Bewegung gelaufen ist.
Für Einnahmen und Ausgaben ohne eigenes Bankkonto — typischerweise die Barkasse oder Umbuchungen — gibt es Vorgabekonten, die genau diesen Fall auffangen.
Der Export
Zeitraum wählen, exportieren. Die Datei enthält die Buchungen dieses Zeitraums, samt Buchungstext, Konto, Gegenkonto, Steuersatz und Betrag.
Frühere Exporte bleiben mit Zeitraum, Zahl der Buchungen und Summe stehen. Das ist mehr als Bequemlichkeit: Wenn der Berater fragt, ob er das vierte Quartal schon hatte, ist die Antwort belegbar. Und wenn ein Zeitraum zweimal exportiert wurde, sieht man es — doppelt eingelesene Buchungen sind der klassische Fehler in dieser Zusammenarbeit.
Was man vorher mit dem Berater klärt
Vier Fragen, ein Telefonat:
- Welchen Kontenrahmen verwendet die Kanzlei für den Verein?
- Welche Sachkonten für die Bankkonten, welche als Sammeldebitor und Sammelkreditor?
- Welcher Rhythmus — monatlich, quartalsweise, jährlich?
- Wie sollen Belege übergeben werden? Der Export enthält Buchungen, keine Dokumente. Belege liegen als PDF an den Dokumenten.
Der vierte Punkt wird am häufigsten vergessen. Buchungen ohne Belege sind für eine Kanzlei nur die halbe Arbeit.
Wann sich der Export lohnt — und wann nicht
Lohnt sich: Vereine mit Steuerberater, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, Vereine mit Umsatzsteuerpflicht, Vereine, die eine Steuererklärung abgeben müssen.
Lohnt sich nicht: Der kleine Verein mit 80 Mitgliedern, einer Kasse und keinem Berater. Für den ist die Auswertung das richtige Werkzeug, und der DATEV-Export ist ein Menüpunkt, den man nie öffnet.
Häufige Fragen
Braucht mein Verein überhaupt einen Steuerberater?
Nicht zwingend. Ein Verein mit Beiträgen, Spenden und ohne wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb kommt oft ohne aus — die Gemeinnützigkeitserklärung ist alle drei Jahre fällig und überschaubar. Sobald Umsatzsteuer, eine Gaststätte, Personal oder größere Sponsoringverträge im Spiel sind, ist der Berater die günstigere Variante.
Woher bekomme ich Berater- und Mandantennummer?
Von der Kanzlei. Die Beraternummer identifiziert sie, die Mandantennummer den Verein bei ihr. Beide Angaben gehören einmalig in die Einstellungen und ändern sich nur bei einem Kanzleiwechsel.
Was sind Sammeldebitoren?
Ein Sammelkonto für Forderungen, für die keine eigenen Personenkonten geführt werden. Bei einem Verein mit vielen Mitgliedsbeiträgen ist das der Regelfall — die Einzelposten verwaltet der Verein selbst.
Wie oft sollte ich exportieren?
Im Rhythmus, den die Kanzlei vorgibt — bei umsatzsteuerpflichtigen Vereinen meist monatlich oder quartalsweise, sonst jährlich. Wichtig ist, denselben Zeitraum nicht zweimal zu liefern; die Liste früherer Exporte hilft dabei.