Vereinspraxis
Datenqualität prüfen: unvollständige und unplausible Daten finden
Fehlerhafte Stammdaten fallen nie dort auf, wo sie entstehen. Sie fallen beim Beitragslauf auf, wenn ein Mitglied übersprungen wird. Beim Lastschrifteinzug, wenn eine IBAN fehlt. Beim Serienbrief, wenn 30 Empfänger keine Anschrift haben. Und bei der Verbandsmeldung, wenn die Altersstatistik nicht aufgeht, weil zwölf Mitglieder als 1900 geboren geführt werden.
Die Prüfung ist der Versuch, diese Fehler vorher zu finden.
Was geprüft wird
Zwei Kategorien:
Unvollständig — Pflichtangaben fehlen:
- Mitglieder ohne Beitragsgruppe. Der teuerste Fehler: Sie werden beim Beitragslauf stillschweigend übersprungen.
- Mitglieder ohne Geburtsdatum. Kein Altersübergang, keine Altersstatistik.
- Fehlende Anschrift oder E-Mail-Adresse — kein Brief, keine Mail.
- Mandat ohne IBAN.
- Buchungen ohne Buchungskonto, Sphäre oder Abteilung.
- Mitglieder ohne Mitgliedsnummer.
Unplausibel — Werte, die formal möglich, sachlich aber falsch sind:
- Geburtsdatum in der Zukunft oder vor 1900.
- Austrittsdatum vor dem Eintritt.
- Postleitzahl mit falscher Stellenzahl.
- IBAN mit falscher Prüfsumme.
- Zwei Mitglieder mit identischem Namen und Geburtsdatum — der klassische Doppeleintrag.
- Beträge, die um Faktor 100 abweichen — das Ergebnis eines Kommas an falscher Stelle.
Korrekturvorschau
Das entscheidende Merkmal: Es gibt eine Vorschau, was die Korrektur ändern würde. Erst prüfen, dann ansehen, dann entscheiden.
Automatisch korrigierbar sind Formalien — Schreibweisen, Formate, Nummernvergabe. Nicht automatisch korrigierbar ist alles, was eine Entscheidung braucht: Welche Beitragsgruppe gehört zu diesem Mitglied? Welcher der beiden Doppeleinträge ist der richtige?
Deshalb gilt: Die Prüfung findet, der Mensch entscheidet. Sie ändert nichts, was sie nicht angezeigt hat.
Export der Fundstellen
Das Ergebnis lässt sich exportieren — nachdem geprüft wurde. Der Nutzen ist praktisch: Eine Liste mit 40 Mitgliedern ohne Geburtsdatum ist eine Arbeitsliste, die man abtelefonieren oder per Serienbrief abfragen kann.
Für Vereine mit mehreren Abteilungen ist das der Weg, die Datenpflege zu verteilen: Jeder Abteilungsleiter bekommt seine Liste.
Wann man prüft
Vier Zeitpunkte, in absteigender Wichtigkeit:
1. Nach einem Import. Der wichtigste. Beim Umstieg aus Excel kommen Format- und Zuordnungsfehler gebündelt, und sie zu finden ist deutlich billiger als sie in einem Jahr in Rechnungen zu entdecken.
2. Vor dem Beitragslauf. Mitglieder ohne Beitragsgruppe oder Geburtsdatum sind genau die, die der Lauf übergeht. Der Testlauf zeigt sie auch, aber die Prüfung zeigt sie mit Korrekturvorschlag.
3. Vor einer Verbandsmeldung. Altersstatistiken sind der klassische Ort, an dem falsche Geburtsdaten sichtbar werden.
4. Vor dem Jahresabschluss. Buchungen ohne Sphäre oder Abteilung machen jede Auswertung unbrauchbar — und zwar unbemerkt, weil die Summe stimmt.
Warum Geburtsdaten so häufig falsch sind
Weil sie beim Import entstehen und dort mehrere Fehlerquellen zusammenkommen:
- Formatverwechslung.
03.04.2011und04/03/2011sind derselbe Tag in verschiedenen Auslegungen — oder zwei verschiedene Tage. - Excel-Automatik. Tabellen wandeln Datumsangaben in Zahlen und zurück, mit Verschiebungen.
- Leere Felder als 1900. Der Klassiker: Ein leeres Datumsfeld wird als Tag 0 gelesen, und daraus wird der 30.12.1899.
- Tippfehler im Jahr.
2011und1011unterscheiden sich um ein Zeichen.
Deshalb: Nach dem Import Geburtsdaten prüfen, nicht auf Verdacht. Ein Mitglied mit Geburtsjahr 1899 zahlt in der falschen Beitragsgruppe.
Der Zusammenhang zur Datenqualität überhaupt
Die Prüfung ist ein Werkzeug, kein Ersatz für Sorgfalt beim Erfassen. Zwei Dinge helfen mehr:
- Eintritte über den Aufnahmeantrag, nicht von Hand. Wer selbst einträgt, macht weniger Fehler als wer abtippt.
- Mitglieder pflegen ihre Daten selbst im Mitgliederbereich. Adressänderungen kommen dann an, statt bei einem Rückläufer aufzufallen.
Häufige Fragen
Was prüft die Prüfung?
Fehlende Pflichtangaben — Beitragsgruppe, Geburtsdatum, Anschrift, IBAN, Kontierung — und unplausible Werte wie Daten in der Zukunft, falsche Prüfsummen oder Doppeleinträge.
Werden Daten automatisch geändert?
Nur nach Vorschau und Bestätigung, und nur bei formalen Korrekturen. Alles, was eine Entscheidung braucht, wird gemeldet, nicht geändert.
Wann sollte ich prüfen?
Nach jedem Import, vor dem Beitragslauf, vor Verbandsmeldungen und vor dem Jahresabschluss. Vier Durchgänge im Jahr genügen in der Regel.
Warum sind Geburtsdaten so häufig falsch?
Weil beim Import Formate verwechselt werden, Tabellen Datumsangaben umwandeln und leere Felder als 1900 gelesen werden. Das ist der Grund, warum die Prüfung nach dem Umstieg der erste Schritt sein sollte.